|
Servicios de Ingenieria y
Sistemas
SISTEMA
ADMINISTRATIVO DE FACTIURACION – SAF
Promoción
especial para la venta de SAF
FACTURACION GASTOS CTASXCOBRAR CTASXPAGAR BANCOS RESPALDOS PERMISOS MANTENIMIENTO INSTALACION El Sistema
Administrativo de Facturación (SAF),
controla la gestión de ventas, desde la elaboración de un presupuesto, hasta
las notas de entrega y facturas, además de mantener actualizado el libro de
ventas y el libro de compras para el pago de impuestos a las ventas.
Igualmente, mantiene actualizadas y controladas las cuentas por cobrar y por
pagar. Entre sus
bondades se pueden mencionar las siguientes: ü
Control
y elaboración de facturación de ventas, presupuestos y notas de entrega. ü
Reportes
de facturación, presupuestos, notas de entrega, libro de ventas y libro de
compras, con detalles sobre el impuesto a las ventas. ü
Acceso
rápido a la información sobre proveedores, clientes, ventas y gastos. ü
Manejo
de descuentos, independientes en cada factura. ü
Manejo
del impuesto cargado a la facturación, tanto de compras como de ventas. Vale
decir libro de compras y libro de ventas según las exigencias del Seniat. ü
Control
del estado en el cual se encuentran los vehículos que están en el taller, en
reparación mecánica, pintura, latonería, por orden, por repuesto, etc. ü
Mantenimiento
de la base de datos directamente por parte del usuario; además, modificación
y edición de los registros de la base de datos. ü
Fácil
manejo del sistema, tanto con el teclado como con el Mouse . El Sistema
Administrativo de Facturación (SAF),
además de lo anterior, cuenta con la conexión a otros módulos de trabajo como
son: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, bancos, mantenimiento y respaldos
de la base de datos. A continuación se detalla el funcionamiento y uso de
estos módulos. MODULO DE
FACTURACION (Factura.exe) Inicio
Este módulo se utiliza para elaborar presupuestos, ordenes
de trabajo, notas de entrega y facturas de ventas. Una factura se puede
elaborar a partir de una nota de entrega, presupuesto y viceversa. Para cada
uno de estos documentos puede tener clasificado de manera separada e
independiente los subtotales por repuestos y mano de obra además de cualquier
otro rubro que quiera agregar. Los presupuestos, facturas, etc, pueden ser
enviados vía fax al cliente directamente desde el sistema si el PC donde esta
instalado dispone de Tarjeta Fax/Modem y de un software manejador de fax.
Generalmente las PC modernas lo tienen incorporado. En la base de datos estos documentos se identifican, a
través del modulo de mantenimiento, de la siguiente manera: factura tipo 1, nota de entrega tipo 2, presupuesto tipo
3 y orden de trabajo tipo 4. A continuación encontrará algunas indicaciones para
facilitar la elaboración de una factura: 1)
Ubíquese en el campo Nombre
o Razón Social y escriba el nombre
del cliente, luego muévase con 2)
Si el RIF existe, al seleccionarlo se completarán automáticamente los
otros campos de identificación del cliente. (domicilio fiscal, nombre y
teléfono) 3)
Indique si la factura es a crédito o
contado en el campo CONDICIONES DE
PAGO, ésto permitirá indicarle al sistema si es una cuenta por cobrar
para ser manejada desde el módulo de cuentas por cobrar, credito.exe. 4)
Ahora puede ubicarse en el renglón ITEM del recuadro de factura y
comenzar a llenar cada renglón, descripción del producto o servicio,
cantidad, precio unitario y en este último presionar ENTER para calcular precio total e impuestos. 5)
Para indicar la tasa de impuesto a
cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO,
en la parte inferior de la factura, coloque el porcentaje, por ejemplo: 15,5
y presione ENTER. Si desea fijarlo
para todas las facturas presione el botón IMPUESTO e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y
presione ENTER. En caso contrario
presione CANCELAR o 6)
Para borrar un Ítem de la factura,
selecciónelo y presione el botón BORRAR
ITEM en la parte inferior de la
factura. 7)
Para hacer un descuento en la factura
escriba: Renglón
Descripción: Descuento por .......... Renglón Cant: 01 Renglón
PVP: monto del descuento con signo
negativo (-50.000,00) y
presione ENTER, éste se agregará automáticamente al total de la factura. 8)
Una vez terminada la introducción de
los productos o servicios a facturar, haga click en el botón GUARDAR o presione la tecla de
función F12, y confirme para terminar la acción de guardar. 9)
Si falta algún dato, como Nro.
factura, nombre de cliente, RIF, etc., el sistema emitirá un mensaje
solicitando la información requerida. 10) Para
imprimir la factura presione el botón IMP
o la tecla de función F7. 11) Una
vez guardada la factura, el contenido de la misma puede ser modificado;
escriba las modificaciones en precio, cantidad, descripción, etc., y presione
el botón MODIFICAR o la tecla de
función F10, y confirme para terminar la acción de modificar. 12) Una
vez guardada la factura, el contenido de la misma puede ser eliminado,
presione el botón BORRAR o la
tecla de función F11, y confirme para terminar la acción de borrar. Para elaborar un
presupuesto, orden de trabajo o nota de entrega, se selecciona la opción
correspondiente, en el recuadro SELECCION DEL DOCUMENTO A ELABORAR. Este procedimiento se
sigue cuando el documento a elaborar es nuevo o no se cuenta con un documento
preliminar.
Cuando
se cuenta con un presupuesto, orden de trabajo o factura, a partir de cada uno de ellos se
puede elaborar cualquier otro documento, por ejemplo: se tiene elaborado un
presupuesto para el cliente XXXX, y se desea hacer la nota de entrega
correspondiente a ese presupuesto, entonces se siguen los siguientes pasos: 1)
Elija 2)
Se le pregunta si desea mantener la información
de la pantalla, responda SI. 3)
Escriba en el campo Nro, en la esquina superior derecha
de la pantalla, el número del presupuesto a facturar y presione ENTER, en ese momento aparecerá en
pantalla el presupuesto buscado. 4)
Una vez en pantalla el presupuesto,
seleccione FACTURA en el recuadro SELECCION DEL DOCUMENTO A ELABORAR. 5)
Se le pregunta si desea mantener la
información de la pantalla, responda SI;
en ese momento la factura ha sido elaborada. 6)
Cambie el número de la factura si lo
desea, haga los ajustes si los hay y presione el botón GUARDAR. Definición de los campos
requeridos para completar una factura, presupuesto, orden de trabajo o una
nota de entrega: ITEM: debe ser un
conjunto de caracteres numéricos únicos que identifiquen fácilmente al renglón,
no puede ser repetido. DESCRIPCION: es la identificación por su nombre del
producto, bien o servicio a ingresar. Puede incluir el nombre del producto,
marca y modelo. Cuando el producto, bien o servicio ingresado está exonerado
del IVA, la descripción de este debe comenzar con el carácter asterisco (*),
con ello será excluido del calculo del IVA este producto o renglón. CANTIDAD: se refiere a la
cantidad de unidades del producto, bien o servicio a ingresar. AL introducir la cantidad debe presionar
ENTER para totalizar la factura. PRECIO: es el
precio de venta del producto, bien o
servicio a ingresar. AL introducir la cantidad debe presionar ENTER para
totalizar la factura. TOTAL: es el total
pagado por la cantidad del producto, bien o servicio ingresado. Este campo se
calcula automáticamente al ingresar la cantidad y el precio y presionar
ENTER, en alguno de ellos. La orden de trabajo – Documento clave: es el documento en el cual se registra el ingreso de vehículo al taller
y permite controlar su estado o status dentro del taller a través del campo status en el
cual el usuario indica si el vehículo esta por espera de presupuesto, por
orden de reparación, por repuesto, Etc. Además de permitir asignar la el
trabajador que reparara el vehículo, elaborando automáticamente el contrato o
convenio de trabajo entre el taller y el trabajador. Esto aplica donde los
trabajos de latonería y pintura son hechos por personal contratado y no
de nomina. Política generalmente utilizada en este tipo de taller.
Utilizando
esta propiedad de control del status del vehículo el usuario puede en
cualquier momento y para cualquier periodo cual es el status o la situación
en la cual se encuentran todos los vehículos que están en el taller, incluso
cuales fueron entregados y los tiempos de retraso que hayan tenido según la
fecha de entrada y la fecha de entrega comprometida.
Función de los botones presentes en
la pantalla principal del módulo de facturación : F3 - St. Mobra: Este
botón aparece solo en las opciones para elaboración de factura y presupuesto,
se utiliza para la subtotalización de los renglones de mano de obra. Una vez que se han introducido todos los
renglones de mano de obra y se desea obtener un subtotal, estos renglones de
sombrean con el Mouse o presionando
la tecla shift y moviéndose con la flecha abajo o flecha arriba, una vez sombreada la selección se presiona
el botón F3 - St. Mobra o se
presiona la tecla de función F3. F6 - St. Rpsto: Este
botón aparece solo en las opciones para elaboración de factura y presupuesto,
se utiliza para la subtotalización de los renglones de repuestos. Una vez que se han introducido todos los
renglones de repuestos y se desea obtener un subtotal, estos renglones de
sombrean con el Mouse o presionando
la tecla shift y moviéndose con la flecha abajo o flecha arriba, una vez sombreada la selección se presiona
el botón F3 - St. Rpsto o se
presiona la tecla de función F3. Una
vez obtenido los subtotales, y se hace alguna modificación en los valores de
mano de obra o repuestos, los subtotales se calculan automáticamente al
presionar Cuando
la modificación requerida implica la agregación de un ítem y no se ha dejado
alguna línea en blanco se debe borrar línea del subtotal, ingresar el nuevo
ítem y recalcular el subtotal. Es
recomendable seleccionar una o dos líneas por debajo de los ítem de mano de
obra o repuestos por si es necesario posteriormente agregar alguno mas. IMPUESTO: permite
fijar la tasa de impuesto a utilizar en la elaboración de la factura; en caso
de alguna variación en dicha tasa, se puede modificar directamente en el
campo IMPUESTO y aplica solo en
esa sesión de trabajo; para la siguiente sesión o factura, se utiliza la
fijada a través del botón IMPUESTO. NUEVA: prepara la pantalla para la elaboración de una nueva factura, presupuesto, entrega o pedido, dependiendo de la opción donde se esté trabajando; genera automáticamente el número de la siguiente factura, puede también ser introducido manualmente. Se utiliza también para borrar la información en pantalla que no se ha guardado. GUARDAR F12: guarda el documento presente en pantalla, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido); verifica número de RIF y nombre del cliente, estos campos son necesarios para guardar el documento. No se permite un número de RIF para mas de un nombre de cliente; en caso de requerirse la modificación de un RIF o nombre de cliente, ésta debe hacerse a través del módulo de mantenimiento, en la opción del botón FACTURACIÓN, el cual presenta la base de datos de las facturas emitidas. BUSCAR F5: Muestra los registros existentes en la base de datos según la fecha introducida como referencia, si no se introduce fecha de referencia el sistema muestra toda la base de datos. Si hay una fecha de referencia la búsqueda se realiza con mas rapidez. Una vez que se muestran los registros estos se pueden ordenar, filtrar, imprimir, editar, etc. BORRAR F11: borra el documento en pantalla si ha sido guardado antes, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). El documento borrado por esta opción es IRRECUPERABLE. MODIFICAR F10: permite modificar el documento en pantalla si ha sido guardado antes, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). Se pueden modificar por esta opción todos los campos de la pantalla a excepción del RIF y el NOMBRE del cliente, ésto para respetar el criterio de la no existencia de un mismo RIF para mas de un cliente. Las modificaciones en los campos RIF y NOMBRE, deben realizarse a través del módulo de mantenimiento utilizando la opción/Botón Modificar Rif Nombre cliente si la modificación se requiere en todos los registros anteriores, actuales y posteriores. Si la modificación es solo para posteriores eventos o registros se utiliza la opción/Botón Datos Clientes. En caso de ser el primer documento para ese cliente, éste puede ser borrado y generado de nuevo en el módulo de facturación. IMPRIMIR F7: imprime
el documento en pantalla, aún si no ha sido guardado, dependiendo de la
opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). REPORTE: la pantalla muestra
los diferentes reportes que genera el módulo de facturación: Reporte de Notas de entrega:
presenta las notas de entrega emitidas en el periodo indicado. Reporte de presupuestos:
presenta los presupuestos emitidos en el periodo indicado. Reporte de ordenes de trabajo:
presenta las ordenes de trabajo emitidas en el periodo indicado. Reporte de facturación:
presenta las facturas emitidas en el periodo indicado. Opcionalmente puede
diferenciar las ventas a crédito y al contado. Además de tener la opción de
ver las facturas canceladas y facturas pendientes vencidas y no vencidas por
cliente. Reporte de facturas pendientes por
cobrar. Este reporte muestra la deuda pendiente por cliente,
indicando cada una de las facturas el total de ellas además de los días de
vencimiento y todos los datos del vehículo facturado. Reporte de facturas canceladas. Este
reporte muestra las facturas canceladas por cliente, indicando cada una de
las facturas el total de ellas y todos los datos del vehículo facturado. Balance de caja y banco: Este
reporte muestra la cantidad de dinero que debe haber en caja y banco para un
periodo determinado en función de los movimientos de las ventas al contado,
abonos a cuentas por cobrar, gastos al contado, abonos a cuentas por pagar y
pagos de nomina contratada. Reporte libro de ventas:
presenta el libro de ventas para el pago del Impuesto a las ventas, este
reporte se presenta directamente por impresora, no se obtiene por pantalla. Reporte Resumen de ventas:
presenta un resumen de las ventas para un periodo cualquiera indicando la
cantidad de facturas emitidas, montos, impuestos, venta crédito y contado,
abonos y saldos por cobrar Reporte Débito y crédito fiscal:
presenta un resumen del crédito fiscal y el débito fiscal y un estimado del
impuesto a pagar o crédito a conservar. Reporte Estado de resultados:
presenta el estado de resultados para un periodo considerando los ingresos
totales por ventas deduciendo de esta los gastos generados por dichas ventas. Status de los vehículos que se
encuentran en el taller para un determinado periodo. :
presenta el estado en el cual se encuentra cada vehículo en el taller
indicando además de todos sus datos, la fecha de entrada al talle y la fecha
compromiso de entrega, mostrando su condición de retraso o no con respecto a
la fecha compromiso de entrega. Tecla F4 : Cancela
el reporte. Tecla F10 : imprime o
presenta en pantalla el reporte. El icono de Impresora da acceso directo a la configuración de la impresora,
por ejemplo: selección del tipo de papel, impresión horizontal o vertical,
impresora, etc. Nota: el usuario
indica las fechas de inicio y fin del periodo a través de los campos inicio y
final del reporte presentes en esta pantalla. También puede ordenar la
información por fecha, número factura, monto o cliente, a través del campo Ordenar; además de seleccionar si el
reporte es por pantalla o impresora. BORRAR ITEM: borra
la fila seleccionada en el cuerpo del documento en pantalla, dependiendo de
la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido).
Para borrar una celda colóquese en ella y presione la tecla escape. INSERTAR FILA: inserta
una fila en el documento que se esta elaborando. Para ello debe estar
disponible (en blanco) la ultima fila de dicho documento. ELIMINAR
FILA: Elimina
una fila en el documento que se esta elaborando. Estos procedimientos
recalculan automáticamente el monto del documento.
ANULAR DCOUMENTO: permite
anular un documento, por ejemplo si se desea anular una factura existente, ya
guardada, se selecciona o se indica su numero en el campo Nro y se presiona el botón ANULAR, si la factura no ha sido emitida, se escribe
el número de la factura en el campo Nro
y luego se presiona el botón ANULAR.
Este procedimiento aplica de la misma forma para presupuesto, orden de
compra, etc. BOTON REPUESTOS: permite cargar a una factura o cualquier otro
documento, un repuesto desde cualquier orden de compra o factura de gasto que
este registrada en el modulo de gastos. Agregando a la factura toda la información
referente al mismo para solo indicar la cantidad utilizada o consumida. BOTON INVENTARIO: permite cargar a una factura o cualquier otro
documento, un repuesto desde el inventario de repuestos que este registrada
en el modulo de gastos por la opción inventario de repuestos. Agregando a la
factura toda la información referente al mismo para solo indicar la cantidad
utilizada o consumida. BOTON BOLIVARES: muestra en un formato de letra grande los
resultados de una factura. Subtotales por repuestos, mano de obra y otros,
además de los descuentos en repuestos y mano de obra de manera separada en
porcentajes y montos en bolívares, subtotal factura, impuestos y total
factura. MENU SAF: da acceso al
menú principal del sistema sin cerrar el módulo que se está utilizando. COLOR TEXTO: permite
cambiar el color para el texto de la factura y todos los documentos, tanto en pantalla como para los efectos de
impresión. COLOR TITULO: permite
cambiar el color para el titulo o encabezados de la factura y de todos los
documentos tanto en pantalla como para los efectos de impresión. AMPLIAR DOCUMENTO/PANTALLA: Esta opción permite ver el contenido de la
factura, presupuesto, orden de trabajo en pantalla completa, permitiendo un
mejor control del contenido de la misma para facilitar su elaboración y
control. BOTON COMENTARIO: Esta Opción permite agregar un comentario
adicional a cada documento para referirse a cualquier situación que se quiera
resaltar o mantener como pendiente. Esta opción de maneja como una hoja cronológica
de cada documento o factura en la cual se registran los hitos y hechos
relevantes que experimenta cada factura o cualquier otro documento. CONFIGURAR IMPRESORA: Permite
configurar la impresora utilizando el cuadro de dialogo de Windows sin
necesidad de salir del sistema. Puede seleccionar impresora, tipo y tamaño de papel, etc. CALCULADORA F9: da
acceso a una calculadora con las operaciones básicas: suma, resta, división y
multiplicación. GENERAR
NUEVO NUMERO: este botón permite generar para
cualquier documento en pantalla el numero correlativo siguiente para generar
un nuevo presupuesto, factura u orden de trabajo. Es útil cuando se tiene
algún documento hecho y se va a generar uno similar y para no escribir
nuevamente la información este se utiliza como base y se le genera el numero
correlativo siguiente y se procede a
modificar solo lo necesario. Botón Buscar ’?’: al lado de
algunos campos se encuentra un botón con un signo de interrogación, esto
botón permite la búsqueda rápida de un documento, cliente o vehículo
utilizando un dato a parte de él además de permitir el uso de los caracteres
especiales asterisco (*) e interrogación (?) para facilitar SALIR F4: Permite
salir del módulo de facturación, previa confirmación del usuario. Elaboración de reportes: Para elaborar un reporte presione el botón Reportes, seleccionando la opción
correspondiente, éstos pueden elaborarse por: Facturación:
Muestra la facturación en un periodo cualquiera indicando los totales por
factura. Deben introducirse las fechas de inicio y fin de periodo. También se
pueden ver las ventas y el impuesto pagado. Este reporte lo obtiene en pantalla
e impresora. Este reporte muestra separadamente el monto por repuestos, mano
de obra y otros rubros, además de los descuentos por deparado de éstos, el
impuesto, subtotal y total factura. Notas de entrega:
Muestra las notas de entrega en un periodo cualquiera, indicando los totales
por nota. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Este
reporte se tiene en pantalla e impresora. Presupuestos:
Muestra los presupuestos en un periodo cualquiera, indicando los totales por presupuestos.
Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Este reporte lo
obtiene en pantalla e impresora. Ordenes de trabajo:
Muestra las ordenes de trabajo en un periodo cualquiera. Se deben introducir
las fechas de inicio y fin de periodo. Este reporte lo obtiene en pantalla e
impresora. Libro de ventas:
Muestra el libro de ventas, relación del impuesto a las ventas, débito
fiscal. Cumpliendo con las normas establecidas por el Seniat. Se deben
introducir las fechas de inicio y fin de periodo requerido. Libro de compras:
Muestra el libro de compras, en el cual se relaciona el impuesto pagado en
las compras, es decir el crédito fiscal. Cumpliendo con las normas
establecidas por el Seniat. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de
periodo requerido. Facturas canceladas y pendientes:
Muestra monto factura, días vencidos, totales, impuestos, cliente,
características del vehículo, etc. El reporte puede ser modificado (excluir
filas o columnas según el criterio del usuario) para luego imprimirlo. Se
pueden realizar búsquedas rápidas de algún documento, cliente, vehículo,
etc., igualmente se pueden ordenar o filtrar la tabla de datos por cualquier
columna o registro de información, estas opciones aplican para algunos de los
reportes anteriores. MODULO DE
GASTOS : (Gastos.exe)
Inicio
Este módulo permite controlar los Gastos de la empresa, Solicitudes de
Precio y Ordenes de Compra, Los gastos
pueden ser clasificados según criterio del usuario. Los gastos a crédito
ingresados a través del módulo de gastos, se reflejan como cuentas por pagar
en el módulo de cuentas por pagar. Para ingresar un gasto, éste debe ser
identificado con una cuenta de gastos que el usuario ha debido agregar
inicialmente a través del botón AGREGAR
CUENTA. Las cuentas de gastos pueden ser agregadas, borradas o
modificadas, desde las opciones presentes en la parte inferior de la pantalla
de gastos. (AGREGAR CUENTA, MODFICAR
CUENTA Y BORRAR CUENTA) Una vez elaborada una solicitud de precio
esta puede automáticamente generar la orden de compra cargando toda la data
desde la solicitud de precio, esta puede ser enviada vía fax al proveedor
directamente desde el sistema si el PC donde esta instalado dispone de
Tarjeta Fax/Modem y de un software manejador de fax. Para ingresar un gasto se requiere de la siguiente información que se
introduce al sistema utilizando los siguientes campos: ITEM: debe ser un conjunto de caracteres
numéricos que identifiquen fácilmente el renglón, no puede ser repetido. DESCRIPCION: es la identificación por su nombre del
producto, bien o servicio a ingresar. Puede incluir el nombre del producto,
marca y modelo. CANTIDAD: se refiere a la
cantidad de unidades del producto, bien o servicio a ingresar. PRECIO: es el costo que
se pagó por el producto, bien o servicio a ingresar. TOTAL: es el total
pagado por la cantidad del producto, bien o servicio ingresado. Este campo se
calcula automáticamente al ingresar la cantidad y el precio y presionar ENTER en alguno de ellos. Para indicar la tasa de impuesto a cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO en la parte inferior de la
factura de gastos y coloque el porcentaje, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. Si desea fijarlo para todas
las facturas presione el botón IMPUESTOS
e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. En caso contrario presione CANCELAR o A continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la
elaboración de un gasto : 1)
Ubíquese en el campo Nombre o Razón Social y escriba el
nombre del proveedor, luego muévase con TAB
o con el Mouse hacia el campo RIF e indique el número de RIF del
proveedor, estos dos campos son obligatorios, el resto es opcional, también
pueden ser seleccionados de la lista disponible. Se recomienda llenar los
campos de información sobre el vehículo al cual se le asigna el gasto para
tener control sobre los gastos relacionados con un vehículo en particular, es
decir los campos placa, marca y modelo. 2)
Si el RIF existe, al seleccionarlo se completarán automáticamente los
demás campos de identificación del proveedor. 3)
Indique si la factura es a crédito o
contado en el campo CONDICIONES DE
PAGO, ésto permitirá indicarle al sistema si es una cuenta por pagar para
ser manejada desde el módulo de cuentas por pagar, pagos.exe. 4)
Ahora puede ubicarse en el renglón ITEM del recuadro de factura y
comenzar a llenar cada renglón, descripción del producto o servicio,
cantidad, precio unitario y en este último presionar ENTER para calcular precio total e impuestos. 5)
Para indicar la tasa de impuesto a
cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO
en la parte inferior de la factura y coloque el porcentaje, por ejemplo:
15,5 y presione ENTER. Si desea
fijarlo para todas las facturas presione el botón IMPUESTO e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y
presione ENTER. En caso contrario
presione CANCELAR o 6)
Para borrar un Ítem de la factura,
selecciónelo y presione el botón BORRAR
ITEM en la parte inferior de la
factura. 7)
Una vez terminada la introducción de
los productos o servicios a facturar, haga click en el botón GUARDAR o presione la tecla de
función F12, y confirme para terminar la acción de guardar. 8)
Si falta algún dato como Nro.
factura, nombre de cliente, RIF, etc., el sistema emitirá un mensaje
solicitando la información requerida. 9)
Para imprimir la factura presione el
botón IMP o la tecla de función F7 10)
Una vez guardada la factura, el
contenido de la misma puede ser modificado, escriba las modificaciones en precio,
cantidad, descripción, etc., y presione el botón MODIFICAR o la tecla de función F10 y confirme para terminar la
acción de modificar. 11)
Una vez guardada la factura, el
contenido de la misma puede ser eliminado, presione el botón BORRAR o la tecla de función F11 y
confirme para terminar la acción de borrar. Función de
los botones presentes en la pantalla principal del Módulo de Gastos : IMPUESTO: Permite
fijar la tasa de impuesto a utilizar en la elaboración de la factura de
gastos; en caso de alguna variación en dicha tasa, ésta se puede modificar
directamente en el campo IMPUESTO
y aplica sólo para esa sesión de trabajo; para las siguientes sesiones o
factura, se utiliza la fijada a través del botón IMPUESTO. NUEVA: prepara la pantalla para la elaboración de una nueva factura de gasto, el número de la factura debe ser introducido manualmente. Se utiliza también para borrar la información en pantalla aunque ésta se haya guardado. GUARDAR F12: guarda la factura de gasto presente en pantalla, verifica número de RIF y nombre del proveedor, estos campos son necesarios para guardar el documento. No se permite un número de RIF para mas de un nombre de proveedor, en caso de requerirse la modificación de un RIF o nombre de proveedor, que haya sido guardada, ésta debe hacerse a través del módulo de mantenimiento, en la opción del botón GASTOS, el cual presenta la base de datos de las facturas de gastos. BUSCAR F5: Muestra los registros existentes en la base de datos según la fecha introducida como referencia, si no se introduce fecha de referencia el sistema muestra toda la base de datos. Si hay una fecha de referencia la búsqueda se realiza con mas rapidez. Una vez que se muestran los registros estos se pueden ordenar, filtrar, imprimir, editar, etc. BORRAR F11: borra el documento en pantalla, si ha sido guardado antes. El documento borrado por esta opción es IRRECUPERABLE. MODIFICAR F10: permite modificar el documento en pantalla, si ha sido guardado antes. Se pueden modificar por esta opción todos los campos de la pantalla a excepción del RIF y el NOMBRE del proveedor, ésto para respetar el criterio de la no existencia de un mismo RIF para mas de un proveedor. Las modificaciones en los campos RIF y NOMBRE, deben realizarse a través del módulo de mantenimiento, en caso de ser el primer documento para ese proveedor, éste puede ser borrado y generado de nuevo en el módulo de gastos. REPORTE: la pantalla
muestra los diferentes reportes que genera el módulo de facturación. INSERTAR FILA: inserta
una fila en el documento que sé esta elaborando. Para ello debe estar
disponible (en blanco) la ultima fila de dicho documento. ELIMINAR
COLUMNA: Elimina
una fila en el documento que sé esta elaborando. Estos procedimientos
recalculan automáticamente el monto del documento.
MENU SAF: Da
acceso al menú principal del sistema sin cerrar el módulo que se está
utilizando. CONFIGURAR IMPRESORA: Permite
configurar la impresora utilizando el cuadro de dialogo de Windows sin necesidad
de salir del sistema. Puede seleccionar impresora, tipo y tamaño de papel, etc., AGREGAR CUENTA: permite agregar una nueva cuenta de gastos, para registrar facturas de gastos. Una cuenta de gastos es una clasificación que permite tener con |
