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SISTEMA ADMINISTRATIVO DE FACTIURACION – SAF

Promoción especial para la venta de SAF

 

FACTURACION    GASTOS    CTASXCOBRAR    CTASXPAGAR     BANCOS     RESPALDOS     PERMISOS     MANTENIMIENTO     INSTALACION     

 

El Sistema Administrativo de Facturación (SAF), controla la gestión de ventas, desde la elaboración de un presupuesto, hasta las notas de entrega y facturas, además de mantener actualizado el libro de ventas y el libro de compras para el pago de impuestos a las ventas. Igualmente, mantiene actualizadas y controladas las cuentas por cobrar y por pagar.  

 

Entre sus bondades se pueden mencionar las siguientes:

 

ü   Control y elaboración de facturación de ventas, presupuestos y notas de entrega.

ü   Reportes de facturación, presupuestos, notas de entrega, libro de ventas y libro de compras, con detalles sobre el impuesto a las ventas.

ü   Acceso rápido a la información sobre proveedores, clientes, ventas y gastos.

ü   Manejo de descuentos, independientes en cada factura.

ü   Manejo del impuesto cargado a la facturación, tanto de compras como de ventas. Vale decir libro de compras y libro de ventas según las exigencias del Seniat.

ü   Control del estado en el cual se encuentran los vehículos que están en el taller, en reparación mecánica, pintura, latonería, por orden, por repuesto, etc.

ü   Mantenimiento de la base de datos directamente por parte del usuario; además, modificación y edición de los registros de la base de datos.

ü   Fácil manejo del sistema, tanto con el teclado como con el Mouse    .

 

El Sistema Administrativo de Facturación (SAF), además de lo anterior, cuenta con la conexión a otros módulos de trabajo como son: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, bancos, mantenimiento y respaldos de la base de datos. A continuación se detalla el funcionamiento y uso de estos módulos.

 

MODULO DE FACTURACION (Factura.exe)              Inicio

 

Este módulo se utiliza para elaborar presupuestos, ordenes de trabajo, notas de entrega y facturas de ventas. Una factura se puede elaborar a partir de una nota de entrega, presupuesto y viceversa. Para cada uno de estos documentos puede tener clasificado de manera separada e independiente los subtotales por repuestos y mano de obra además de cualquier otro rubro que quiera agregar.

 

Los presupuestos, facturas, etc, pueden ser enviados vía fax al cliente directamente desde el sistema si el PC donde esta instalado dispone de Tarjeta Fax/Modem y de un software manejador de fax. Generalmente las PC modernas lo tienen incorporado.

 

En la base de datos estos documentos se identifican, a través del modulo de mantenimiento, de la siguiente manera:  factura tipo 1,  nota de entrega tipo 2, presupuesto tipo 3  y orden de trabajo  tipo 4.

 

A continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de una factura:

 

1)     Ubíquese en el campo  Nombre o  Razón Social y escriba el nombre del cliente, luego muévase con la tecla TAB o con el Mouse     hacia el campo RIF, indique el número de RIF del cliente, estos dos campos son obligatorios, el resto son opcionales; también pueden ser seleccionados de la lista de clientes disponibles, esta lista se actualiza automáticamente en la medida que se van ingresando clientes. El resto de los campos son: Placa, modelo, tipo, año, serial, póliza, siniestro, color, marca, orden de reparación, propietario, cedula del propietario, teléfono del propietario, etc., y por ellos en cualquier momento puede buscar y hallar los datos de cualquier vehículo o documento en la base de datos.

2)     Si el RIF existe, al seleccionarlo se completarán automáticamente los otros campos de identificación del cliente. (domicilio fiscal, nombre y teléfono)

3)     Indique si la factura es a crédito o contado en el campo CONDICIONES DE PAGO, ésto permitirá indicarle al sistema si es una cuenta por cobrar para ser manejada desde el módulo de cuentas por cobrar, credito.exe.

4)     Ahora puede ubicarse en el renglón ITEM del recuadro de factura y comenzar a llenar cada renglón, descripción del producto o servicio, cantidad, precio unitario y en este último presionar ENTER para calcular precio total e impuestos.

5)     Para indicar la tasa de impuesto a cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO, en la parte inferior de la factura, coloque el porcentaje, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. Si desea fijarlo para todas las facturas presione el botón IMPUESTO e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. En caso contrario presione CANCELAR o la tecla ESCAPE.

6)     Para borrar un Ítem de la factura, selecciónelo y presione el botón BORRAR ITEM en la parte inferior de la factura.

7)     Para hacer un descuento en la factura escriba:

                       Renglón Descripción: Descuento  por ..........

                       Renglón Cant: 01

                       Renglón PVP: monto del descuento con signo negativo (-50.000,00)

                       y presione ENTER, éste se agregará automáticamente al total de la factura.

8)     Una vez terminada la introducción de los productos o servicios a facturar, haga click en el botón GUARDAR o presione la tecla de función F12, y confirme para terminar la acción de guardar.

9)     Si falta algún dato, como Nro. factura, nombre de cliente, RIF, etc., el sistema emitirá un mensaje solicitando la información requerida.

10)  Para imprimir la factura presione el botón IMP o la tecla de función F7.

11)  Una vez guardada la factura, el contenido de la misma puede ser modificado; escriba las modificaciones en precio, cantidad, descripción, etc., y presione el botón MODIFICAR o la tecla de función F10, y confirme para terminar la acción de modificar.

12)  Una vez guardada la factura, el contenido de la misma puede ser eliminado, presione el botón BORRAR o la tecla de función F11, y confirme para terminar la acción de borrar.

 

Para elaborar un presupuesto, orden de trabajo o nota de entrega, se selecciona la opción correspondiente, en el recuadro SELECCION DEL DOCUMENTO A ELABORAR. Este procedimiento se sigue cuando el documento a elaborar es nuevo o no se cuenta con un documento preliminar.

 

Cuando se cuenta con un presupuesto, orden de trabajo  o factura, a partir de cada uno de ellos se puede elaborar cualquier otro documento, por ejemplo: se tiene elaborado un presupuesto para el cliente XXXX, y se desea hacer la nota de entrega correspondiente a ese presupuesto, entonces se siguen los siguientes pasos:

 

1)   Elija la opción PRESUPUESTO en el recuadro SELECCION DEL DOCUMENTO A ELABORAR.

2)   Se le pregunta si desea mantener la información de la pantalla, responda SI.

3)   Escriba en el campo Nro, en la esquina superior derecha de la pantalla, el número del presupuesto a facturar y presione ENTER, en ese momento aparecerá en pantalla el presupuesto buscado.

4)   Una vez en pantalla el presupuesto, seleccione FACTURA en el recuadro SELECCION DEL DOCUMENTO A ELABORAR.

5)   Se le pregunta si desea mantener la información de la pantalla, responda SI; en ese momento la factura ha sido elaborada.

6)   Cambie el número de la factura si lo desea, haga los ajustes si los hay y presione el botón GUARDAR.

 

Definición de los campos requeridos para completar una factura, presupuesto, orden de trabajo o una nota de entrega:

 

ITEM: debe ser un conjunto de caracteres numéricos únicos que identifiquen fácilmente al renglón, no puede ser repetido.

 

DESCRIPCION:  es la identificación por su nombre del producto, bien o servicio a ingresar. Puede incluir el nombre del producto, marca y modelo. Cuando el producto, bien o servicio ingresado está exonerado del IVA, la descripción de este debe comenzar con el carácter asterisco (*), con ello será excluido del calculo del IVA este producto o renglón.

 

CANTIDAD: se refiere a la cantidad de unidades del producto, bien o servicio a ingresar.  AL introducir la cantidad debe presionar ENTER para totalizar la factura.

 

PRECIO: es el precio  de venta del producto, bien o servicio a ingresar. AL introducir la cantidad debe presionar ENTER para totalizar la factura.

 

TOTAL: es el total pagado por la cantidad del producto, bien o servicio ingresado. Este campo se calcula automáticamente al ingresar la cantidad y el precio y presionar ENTER, en alguno de ellos.

 

La orden de trabajo – Documento clave: es el documento en el cual se registra el ingreso de vehículo al taller y permite controlar su estado o status dentro del taller a través del campo status en el cual el usuario indica si el vehículo esta por espera de presupuesto, por orden de reparación, por repuesto, Etc. Además de permitir asignar la el trabajador que reparara el vehículo, elaborando automáticamente el contrato o convenio de trabajo entre el taller y el trabajador. Esto aplica donde los trabajos de latonería y pintura son hechos por personal contratado  y  no de nomina. Política generalmente utilizada en este tipo de taller.
 
Utilizando esta propiedad de control del status del vehículo el usuario puede en cualquier momento y para cualquier periodo cual es el status o la situación en la cual se encuentran todos los vehículos que están en el taller, incluso cuales fueron entregados y los tiempos de retraso que hayan tenido según la fecha de entrada y la fecha de entrega comprometida.

 

Función de los botones presentes en la pantalla principal del módulo de facturación :

F3 - St. Mobra: Este botón aparece solo en las opciones para elaboración de factura y presupuesto, se utiliza para la subtotalización de los renglones de mano de obra.  Una vez que se han introducido todos los renglones de mano de obra y se desea obtener un subtotal, estos renglones de sombrean con el Mouse     o presionando la tecla shift y moviéndose con la flecha abajo o flecha arriba,  una vez sombreada la selección se presiona el botón F3 - St. Mobra o se presiona la tecla de función F3.

F6 - St. Rpsto: Este botón aparece solo en las opciones para elaboración de factura y presupuesto, se utiliza para la subtotalización de los renglones de repuestos.  Una vez que se han introducido todos los renglones de repuestos y se desea obtener un subtotal, estos renglones de sombrean con el Mouse     o presionando la tecla shift y moviéndose con la flecha abajo o flecha arriba,  una vez sombreada la selección se presiona el botón F3 - St. Rpsto o se presiona la tecla de función F3.

Una vez obtenido los subtotales, y se hace alguna modificación en los valores de mano de obra o repuestos, los subtotales se calculan automáticamente al presionar la tecla ENTER en la celda que se modifica.

Cuando la modificación requerida implica la agregación de un ítem y no se ha dejado alguna línea en blanco se debe borrar línea del subtotal, ingresar el nuevo ítem y recalcular el subtotal.

Es recomendable seleccionar una o dos líneas por debajo de los ítem de mano de obra o repuestos por si es necesario posteriormente agregar alguno mas.

 

IMPUESTO: permite fijar la tasa de impuesto a utilizar en la elaboración de la factura; en caso de alguna variación en dicha tasa, se puede modificar directamente en el campo IMPUESTO y aplica solo en esa sesión de trabajo; para la siguiente sesión o factura, se utiliza la fijada a través del botón IMPUESTO.

NUEVA: prepara la pantalla para la elaboración de una nueva factura, presupuesto, entrega o pedido, dependiendo de la opción donde se esté trabajando; genera automáticamente el número de la siguiente factura, puede también ser introducido manualmente. Se utiliza también para borrar la información en pantalla que no se ha guardado.

GUARDAR F12: guarda el documento presente en pantalla, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido); verifica número de RIF y nombre del cliente, estos campos son necesarios para guardar el documento.

No se permite un número de RIF para mas de un nombre de cliente; en caso de requerirse la modificación de un RIF o nombre de cliente, ésta debe hacerse a través del módulo de mantenimiento, en la opción del botón FACTURACIÓN, el cual presenta la base de datos de las facturas emitidas. 

BUSCAR F5: Muestra los registros existentes en la base de datos según la fecha introducida como referencia, si no se introduce fecha de referencia el sistema muestra toda la base de datos. Si hay una fecha de referencia la búsqueda se realiza con mas rapidez. Una vez que se muestran los registros estos se pueden ordenar, filtrar, imprimir, editar, etc.

BORRAR F11: borra el documento en pantalla si ha sido guardado antes, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). El documento borrado por esta opción es IRRECUPERABLE.

MODIFICAR F10: permite modificar el documento en pantalla si ha sido guardado antes, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). Se pueden modificar por esta opción todos los campos de la pantalla a excepción del RIF y el NOMBRE del cliente, ésto para respetar el criterio de la no existencia de un mismo RIF para mas de un cliente.

Las modificaciones en los campos RIF y NOMBRE, deben realizarse a través del módulo de mantenimiento utilizando la opción/Botón Modificar Rif Nombre cliente si la modificación se requiere en todos los registros anteriores, actuales y posteriores. Si la modificación es solo para posteriores eventos o registros se utiliza la opción/Botón Datos Clientes. En caso de ser el primer documento para ese cliente, éste puede ser borrado y generado de nuevo en el módulo de facturación. 

IMPRIMIR F7: imprime el documento en pantalla, aún si no ha sido guardado, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido).

REPORTE: la pantalla muestra los diferentes reportes que genera el módulo de facturación:

Reporte de Notas de entrega: presenta las notas de entrega emitidas en el periodo indicado.

Reporte de presupuestos: presenta los presupuestos emitidos en el periodo indicado.

Reporte de ordenes de trabajo: presenta las ordenes de trabajo emitidas en el periodo indicado.

Reporte de facturación: presenta las facturas emitidas en el periodo indicado. Opcionalmente puede diferenciar las ventas a crédito y al contado. Además de tener la opción de ver las facturas canceladas y facturas pendientes vencidas y no vencidas por cliente.

Reporte de facturas pendientes por cobrar. Este reporte muestra la deuda pendiente por cliente, indicando cada una de las facturas el total de ellas además de los días de vencimiento y todos los datos del vehículo facturado.

Reporte de facturas canceladas. Este reporte muestra las facturas canceladas por cliente, indicando cada una de las facturas el total de ellas y todos los datos del vehículo facturado.

Balance de caja y banco: Este reporte muestra la cantidad de dinero que debe haber en caja y banco para un periodo determinado en función de los movimientos de las ventas al contado, abonos a cuentas por cobrar, gastos al contado, abonos a cuentas por pagar y pagos de nomina contratada.

 Reporte libro de ventas: presenta el libro de ventas para el pago del Impuesto a las ventas, este reporte se presenta directamente por impresora, no se obtiene por pantalla.

Reporte Resumen de ventas: presenta un resumen de las ventas para un periodo cualquiera indicando la cantidad de facturas emitidas, montos, impuestos, venta crédito y contado, abonos y saldos por cobrar

Reporte Débito y crédito fiscal: presenta un resumen del crédito fiscal y el débito fiscal y un estimado del impuesto a pagar o crédito a conservar.

Reporte Estado de resultados: presenta el estado de resultados para un periodo considerando los ingresos totales por ventas deduciendo de esta los gastos generados por dichas ventas.

Status de los vehículos que se encuentran en el taller para un determinado periodo. : presenta el estado en el cual se encuentra cada vehículo en el taller indicando además de todos sus datos, la fecha de entrada al talle y la fecha compromiso de entrega, mostrando su condición de retraso o no con respecto a la fecha compromiso de entrega.

Tecla F4 : Cancela el reporte.

Tecla F10 : imprime o presenta en pantalla el reporte.

El icono de Impresora da acceso directo a la configuración de la impresora, por ejemplo: selección del tipo de papel, impresión horizontal o vertical, impresora, etc.

Nota: el usuario indica las fechas de inicio y fin del periodo a través de los campos inicio y final del reporte presentes en esta pantalla. También puede ordenar la información por fecha, número factura, monto o cliente, a través del campo Ordenar; además de seleccionar si el reporte es por pantalla o impresora.

BORRAR ITEM: borra la fila seleccionada en el cuerpo del documento en pantalla, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). Para borrar una celda colóquese en ella y presione la tecla escape.

INSERTAR FILA: inserta una fila en el documento que se esta elaborando. Para ello debe estar disponible (en blanco) la ultima fila de dicho documento.

ELIMINAR FILA: Elimina una fila en el documento que se esta elaborando. Estos procedimientos recalculan automáticamente el monto del documento.

ANULAR DCOUMENTO: permite anular un documento, por ejemplo si se desea anular una factura existente, ya guardada, se selecciona o se indica su numero en el campo Nro y se presiona el botón ANULAR,  si la factura no ha sido emitida, se escribe el número de la factura en el campo Nro y luego se presiona el botón ANULAR. Este procedimiento aplica de la misma forma para presupuesto, orden de compra, etc.

BOTON REPUESTOS: permite cargar a una factura o cualquier otro documento, un repuesto desde cualquier orden de compra o factura de gasto que este registrada en el modulo de gastos. Agregando a la factura toda la información referente al mismo para solo indicar la cantidad utilizada o consumida.

BOTON INVENTARIO: permite cargar a una factura o cualquier otro documento, un repuesto desde el inventario de repuestos que este registrada en el modulo de gastos por la opción inventario de repuestos. Agregando a la factura toda la información referente al mismo para solo indicar la cantidad utilizada o consumida.

BOTON BOLIVARES: muestra en un formato de letra grande los resultados de una factura. Subtotales por repuestos, mano de obra y otros, además de los descuentos en repuestos y mano de obra de manera separada en porcentajes y montos en bolívares, subtotal factura, impuestos y total factura.

 MENU SAF: da acceso al menú principal del sistema sin cerrar el módulo que se está utilizando.

COLOR TEXTO: permite cambiar el color para el texto de la factura y todos los documentos,  tanto en pantalla como para los efectos de impresión.

COLOR TITULO: permite cambiar el color para el titulo o encabezados de la factura y de todos los documentos tanto en pantalla como para los efectos de impresión.

AMPLIAR DOCUMENTO/PANTALLA: Esta opción permite ver el contenido de la factura, presupuesto, orden de trabajo en pantalla completa, permitiendo un mejor control del contenido de la misma para facilitar su elaboración y control.

BOTON COMENTARIO: Esta Opción permite agregar un comentario adicional a cada documento para referirse a cualquier situación que se quiera resaltar o mantener como pendiente. Esta opción de maneja como una hoja cronológica de cada documento o factura en la cual se registran los hitos y hechos relevantes que experimenta cada factura o cualquier otro documento.

CONFIGURAR IMPRESORA: Permite configurar la impresora utilizando el cuadro de dialogo de Windows sin necesidad de salir del sistema. Puede seleccionar impresora,  tipo y tamaño de papel, etc.

CALCULADORA F9: da acceso a una calculadora con las operaciones básicas: suma, resta, división y multiplicación.

GENERAR NUEVO NUMERO: este botón permite generar para cualquier documento en pantalla el numero correlativo siguiente para generar un nuevo presupuesto, factura u orden de trabajo. Es útil cuando se tiene algún documento hecho y se va a generar uno similar y para no escribir nuevamente la información este se utiliza como base y se le genera el numero correlativo siguiente y  se procede a modificar solo lo necesario.

Botón Buscar ’?’:  al lado de algunos campos se encuentra un botón con un signo de interrogación, esto botón permite la búsqueda rápida de un documento, cliente o vehículo utilizando un dato a parte de él además de permitir el uso de los caracteres especiales asterisco (*) e interrogación (?) para facilitar la búsqueda. Por ejemplo si desea buscar en el campo placa y no tiene el dato completo sino la parte alfabética puede escribir luego de presionar el botón buscar placa lo siguiente  *fab* y le mostrara todos los registros con placa que tengas en las letras fab y en ese momento puede seleccionar la que desee igualmente puede hacer con cualquier otro campo que tenga la opción de búsqueda rápida.

SALIR F4: Permite salir del módulo de facturación, previa confirmación del usuario.

Elaboración de reportes:

Para elaborar un reporte presione el botón Reportes, seleccionando la opción correspondiente, éstos pueden elaborarse por:

 

Facturación: Muestra la facturación en un periodo cualquiera indicando los totales por factura. Deben introducirse las fechas de inicio y fin de periodo. También se pueden ver las ventas y el impuesto pagado. Este reporte lo obtiene en pantalla e impresora. Este reporte muestra separadamente el monto por repuestos, mano de obra y otros rubros, además de los descuentos por deparado de éstos, el impuesto, subtotal y total factura.

Notas de entrega: Muestra las notas de entrega en un periodo cualquiera, indicando los totales por nota. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Este reporte se tiene en pantalla e impresora.

Presupuestos: Muestra los presupuestos en un periodo cualquiera, indicando los totales por presupuestos. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Este reporte lo obtiene en pantalla e impresora.

Ordenes de trabajo: Muestra las ordenes de trabajo en un periodo cualquiera. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Este reporte lo obtiene en pantalla e impresora.

Libro de ventas: Muestra el libro de ventas, relación del impuesto a las ventas, débito fiscal. Cumpliendo con las normas establecidas por el Seniat. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo requerido.

Libro de compras: Muestra el libro de compras, en el cual se relaciona el impuesto pagado en las compras, es decir el crédito fiscal. Cumpliendo con las normas establecidas por el Seniat. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo requerido.

Facturas canceladas y pendientes: Muestra monto factura, días vencidos, totales, impuestos, cliente, características del vehículo, etc. El reporte puede ser modificado (excluir filas o columnas según el criterio del usuario) para luego imprimirlo. Se pueden realizar búsquedas rápidas de algún documento, cliente, vehículo, etc., igualmente se pueden ordenar o filtrar la tabla de datos por cualquier columna o registro de información, estas opciones aplican para algunos de los reportes anteriores.

 

MODULO DE GASTOS : (Gastos.exe)                       Inicio

 

Este módulo permite controlar los Gastos de la empresa, Solicitudes de Precio y  Ordenes de Compra, Los gastos pueden ser clasificados según criterio del usuario. Los gastos a crédito ingresados a través del módulo de gastos, se reflejan como cuentas por pagar en el módulo de cuentas por pagar. Para ingresar un gasto, éste debe ser identificado con una cuenta de gastos que el usuario ha debido agregar inicialmente a través del botón AGREGAR CUENTA. Las cuentas de gastos pueden ser agregadas, borradas o modificadas, desde las opciones presentes en la parte inferior de la pantalla de gastos. (AGREGAR CUENTA, MODFICAR CUENTA Y BORRAR CUENTA)

 

Una vez elaborada una solicitud de precio esta puede automáticamente generar la orden de compra cargando toda la data desde la solicitud de precio, esta puede ser enviada vía fax al proveedor directamente desde el sistema si el PC donde esta instalado dispone de Tarjeta Fax/Modem y de un software manejador de fax.

 

Para ingresar un gasto se requiere de la siguiente información que se introduce al sistema utilizando los siguientes campos:

 

ITEM:  debe ser un conjunto de caracteres numéricos que identifiquen fácilmente el renglón, no puede ser repetido.

 

DESCRIPCION:  es la identificación por su nombre del producto, bien o servicio a ingresar. Puede incluir el nombre del producto, marca y modelo.

 

CANTIDAD: se refiere a la cantidad de unidades del producto, bien o servicio a ingresar.

 

PRECIO: es el costo que se pagó por el producto, bien o servicio a ingresar.

 

TOTAL: es el total pagado por la cantidad del producto, bien o servicio ingresado. Este campo se calcula automáticamente al ingresar la cantidad y el precio y presionar ENTER en alguno de ellos.

 

Para indicar la tasa de impuesto a cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO en la parte inferior de la factura de gastos y coloque el porcentaje, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. Si desea fijarlo para todas las facturas presione el botón IMPUESTOS e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. En caso contrario presione CANCELAR o la tecla ESCAPE.

 

A continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de un gasto :

 

1)   Ubíquese en el campo Nombre o Razón Social y escriba el nombre del proveedor, luego muévase con TAB o con el Mouse     hacia el campo RIF e indique el número de RIF del proveedor, estos dos campos son obligatorios, el resto es opcional, también pueden ser seleccionados de la lista disponible. Se recomienda llenar los campos de información sobre el vehículo al cual se le asigna el gasto para tener control sobre los gastos relacionados con un vehículo en particular, es decir los campos placa, marca y modelo.

2)   Si el RIF existe, al seleccionarlo se completarán automáticamente los demás campos de identificación del proveedor.

3)   Indique si la factura es a crédito o contado en el campo CONDICIONES DE PAGO, ésto permitirá indicarle al sistema si es una cuenta por pagar para ser manejada desde el módulo de cuentas por pagar, pagos.exe.

4)   Ahora puede ubicarse en el renglón ITEM del recuadro de factura y comenzar a llenar cada renglón, descripción del producto o servicio, cantidad, precio unitario y en este último presionar ENTER para calcular precio total e impuestos.

5)   Para indicar la tasa de impuesto a cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO en la parte inferior de la factura y coloque el porcentaje, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. Si desea fijarlo para todas las facturas presione el botón IMPUESTO e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. En caso contrario presione CANCELAR o la tecla ESCAPE.

6)   Para borrar un Ítem de la factura, selecciónelo y presione el botón BORRAR ITEM en la parte inferior de la factura.

7)   Una vez terminada la introducción de los productos o servicios a facturar, haga click en el botón GUARDAR o presione la tecla de función F12, y confirme para terminar la acción de guardar.

8)   Si falta algún dato como Nro. factura, nombre de cliente, RIF, etc., el sistema emitirá un mensaje solicitando la información requerida.

9)   Para imprimir la factura presione el botón IMP o la tecla de función F7

10)   Una vez guardada la factura, el contenido de la misma puede ser modificado, escriba las modificaciones en precio, cantidad, descripción, etc., y presione el botón MODIFICAR o la tecla de función F10 y confirme para terminar la acción de modificar.

11)   Una vez guardada la factura, el contenido de la misma puede ser eliminado, presione el botón BORRAR o la tecla de función F11 y confirme para terminar la acción de borrar.

 

Función de los botones presentes en la pantalla principal del Módulo de Gastos :

 

IMPUESTO: Permite fijar la tasa de impuesto a utilizar en la elaboración de la factura de gastos; en caso de alguna variación en dicha tasa, ésta se puede modificar directamente en el campo IMPUESTO y aplica sólo para esa sesión de trabajo; para las siguientes sesiones o factura, se utiliza la fijada a través del botón IMPUESTO.

NUEVA: prepara la pantalla para la elaboración de una nueva factura de gasto, el número de la factura debe ser introducido manualmente. Se utiliza también para borrar la información en pantalla aunque ésta se haya guardado.

GUARDAR F12: guarda la factura de gasto presente en pantalla, verifica número de RIF y nombre del proveedor, estos campos son necesarios para guardar el documento.

No se permite un número de RIF para mas de un nombre de proveedor, en caso de requerirse la modificación de un RIF o nombre de proveedor, que haya sido guardada, ésta debe hacerse a través del módulo de mantenimiento, en la opción del botón GASTOS, el cual presenta la base de datos de las facturas de gastos. 

BUSCAR F5: Muestra los registros existentes en la base de datos según la fecha introducida como referencia, si no se introduce fecha de referencia el sistema muestra toda la base de datos. Si hay una fecha de referencia la búsqueda se realiza con mas rapidez. Una vez que se muestran los registros estos se pueden ordenar, filtrar, imprimir, editar, etc.

BORRAR F11: borra el documento en pantalla, si ha sido guardado antes. El documento borrado por esta opción es IRRECUPERABLE.

MODIFICAR F10: permite modificar el documento en pantalla, si ha sido guardado antes. Se pueden modificar por esta opción todos los campos de la pantalla a excepción del RIF y el NOMBRE del proveedor, ésto para respetar el criterio de la no existencia de un mismo RIF para mas de un proveedor.

Las modificaciones en los campos RIF y NOMBRE, deben realizarse a través del módulo de mantenimiento, en caso de ser el primer documento para ese proveedor, éste puede ser borrado y generado de nuevo en el módulo de gastos.

REPORTE: la pantalla muestra los diferentes reportes que genera el módulo de facturación.

INSERTAR FILA: inserta una fila en el documento que sé esta elaborando. Para ello debe estar disponible (en blanco) la ultima fila de dicho documento.

ELIMINAR COLUMNA: Elimina una fila en el documento que sé esta elaborando. Estos procedimientos recalculan automáticamente el monto del documento.

MENU SAF: Da acceso al menú principal del sistema sin cerrar el módulo que se está utilizando.

CONFIGURAR IMPRESORA: Permite configurar la impresora utilizando el cuadro de dialogo de Windows sin necesidad de salir del sistema. Puede seleccionar impresora,  tipo y tamaño de papel, etc.,

AGREGAR CUENTA: permite agregar una nueva cuenta de gastos, para registrar facturas de gastos. Una cuenta de gastos es una clasificación que permite tener con