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SISTEMA
ADMINISTRATIVO DE FACTIURACION – SAF
Promoción
especial para la venta de SAF
FACTURACION GASTOS CTASXCOBRAR CTASXPAGAR BANCOS RESPALDOS PERMISOS MANTENIMIENTO INSTALACION El Sistema
Administrativo de Facturación (SAF),
controla la gestión de ventas, desde la elaboración de un presupuesto, hasta
las notas de entrega y facturas, además de mantener actualizado el libro de
ventas y el libro de compras para el pago de impuestos a las ventas.
Igualmente, mantiene actualizadas y controladas las cuentas por cobrar y por
pagar. Entre sus
bondades se pueden mencionar las siguientes: ü
Control
y elaboración de facturación de ventas, presupuestos y notas de entrega. ü
Reportes
de facturación, presupuestos, notas de entrega, libro de ventas y libro de
compras, con detalles sobre el impuesto a las ventas. ü
Acceso
rápido a la información sobre proveedores, clientes, ventas y gastos. ü
Manejo
de descuentos, independientes en cada factura. ü
Manejo
del impuesto cargado a la facturación, tanto de compras como de ventas. Vale
decir libro de compras y libro de ventas según las exigencias del Seniat. ü
Control
del estado en el cual se encuentran los vehículos que están en el taller, en
reparación mecánica, pintura, latonería, por orden, por repuesto, etc. ü
Mantenimiento
de la base de datos directamente por parte del usuario; además, modificación
y edición de los registros de la base de datos. ü
Fácil
manejo del sistema, tanto con el teclado como con el Mouse . El Sistema
Administrativo de Facturación (SAF),
además de lo anterior, cuenta con la conexión a otros módulos de trabajo como
son: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, bancos, mantenimiento y respaldos
de la base de datos. A continuación se detalla el funcionamiento y uso de
estos módulos. MODULO DE
FACTURACION (Factura.exe) Inicio
Este módulo se utiliza para elaborar presupuestos, ordenes
de trabajo, notas de entrega y facturas de ventas. Una factura se puede
elaborar a partir de una nota de entrega, presupuesto y viceversa. Para cada
uno de estos documentos puede tener clasificado de manera separada e
independiente los subtotales por repuestos y mano de obra además de cualquier
otro rubro que quiera agregar. Los presupuestos, facturas, etc, pueden ser
enviados vía fax al cliente directamente desde el sistema si el PC donde esta
instalado dispone de Tarjeta Fax/Modem y de un software manejador de fax.
Generalmente las PC modernas lo tienen incorporado. En la base de datos estos documentos se identifican, a
través del modulo de mantenimiento, de la siguiente manera: factura tipo 1, nota de entrega tipo 2, presupuesto tipo 3 y orden de trabajo tipo 4. A continuación encontrará algunas indicaciones para
facilitar la elaboración de una factura: 1)
Ubíquese en el campo Nombre
o Razón Social y escriba el nombre
del cliente, luego muévase con 2)
Si el RIF existe, al seleccionarlo se completarán automáticamente los
otros campos de identificación del cliente. (domicilio fiscal, nombre y
teléfono) 3)
Indique si la factura es a crédito o
contado en el campo CONDICIONES DE
PAGO, ésto permitirá indicarle al sistema si es una cuenta por cobrar
para ser manejada desde el módulo de cuentas por cobrar, credito.exe. 4)
Ahora puede ubicarse en el renglón ITEM del recuadro de factura y
comenzar a llenar cada renglón, descripción del producto o servicio,
cantidad, precio unitario y en este último presionar ENTER para calcular precio total e impuestos. 5)
Para indicar la tasa de impuesto a
cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO,
en la parte inferior de la factura, coloque el porcentaje, por ejemplo: 15,5
y presione ENTER. Si desea fijarlo
para todas las facturas presione el botón IMPUESTO e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y
presione ENTER. En caso contrario
presione CANCELAR o 6)
Para borrar un Ítem de la factura,
selecciónelo y presione el botón BORRAR
ITEM en la parte inferior de la
factura. 7)
Para hacer un descuento en la factura
escriba: Renglón
Descripción: Descuento por .......... Renglón Cant: 01 Renglón
PVP: monto del descuento con signo
negativo (-50.000,00) y
presione ENTER, éste se agregará automáticamente al total de la factura. 8)
Una vez terminada la introducción de
los productos o servicios a facturar, haga click en el botón GUARDAR o presione la tecla de
función F12, y confirme para terminar la acción de guardar. 9)
Si falta algún dato, como Nro.
factura, nombre de cliente, RIF, etc., el sistema emitirá un mensaje
solicitando la información requerida. 10) Para
imprimir la factura presione el botón IMP
o la tecla de función F7. 11) Una
vez guardada la factura, el contenido de la misma puede ser modificado;
escriba las modificaciones en precio, cantidad, descripción, etc., y presione
el botón MODIFICAR o la tecla de
función F10, y confirme para terminar la acción de modificar. 12) Una
vez guardada la factura, el contenido de la misma puede ser eliminado,
presione el botón BORRAR o la
tecla de función F11, y confirme para terminar la acción de borrar. Para elaborar un
presupuesto, orden de trabajo o nota de entrega, se selecciona la opción
correspondiente, en el recuadro SELECCION DEL DOCUMENTO A ELABORAR. Este procedimiento se
sigue cuando el documento a elaborar es nuevo o no se cuenta con un documento
preliminar.
Cuando
se cuenta con un presupuesto, orden de trabajo o factura, a partir de cada uno de ellos se
puede elaborar cualquier otro documento, por ejemplo: se tiene elaborado un
presupuesto para el cliente XXXX, y se desea hacer la nota de entrega
correspondiente a ese presupuesto, entonces se siguen los siguientes pasos: 1)
Elija 2)
Se le pregunta si desea mantener la
información de la pantalla, responda SI. 3)
Escriba en el campo Nro, en la esquina superior derecha
de la pantalla, el número del presupuesto a facturar y presione ENTER, en ese momento aparecerá en
pantalla el presupuesto buscado. 4)
Una vez en pantalla el presupuesto,
seleccione FACTURA en el recuadro SELECCION DEL DOCUMENTO A ELABORAR. 5)
Se le pregunta si desea mantener la
información de la pantalla, responda SI;
en ese momento la factura ha sido elaborada. 6)
Cambie el número de la factura si lo
desea, haga los ajustes si los hay y presione el botón GUARDAR. Definición de los campos
requeridos para completar una factura, presupuesto, orden de trabajo o una
nota de entrega: ITEM: debe ser un
conjunto de caracteres numéricos únicos que identifiquen fácilmente al
renglón, no puede ser repetido. DESCRIPCION: es la identificación por su nombre del
producto, bien o servicio a ingresar. Puede incluir el nombre del producto,
marca y modelo. Cuando el producto, bien o servicio ingresado está exonerado
del IVA, la descripción de este debe comenzar con el carácter asterisco (*),
con ello será excluido del calculo del IVA este producto o renglón. CANTIDAD: se refiere a la
cantidad de unidades del producto, bien o servicio a ingresar. AL introducir la cantidad debe presionar
ENTER para totalizar la factura. PRECIO: es el
precio de venta del producto, bien o
servicio a ingresar. AL introducir la cantidad debe presionar ENTER para totalizar
la factura. TOTAL: es el total
pagado por la cantidad del producto, bien o servicio ingresado. Este campo se
calcula automáticamente al ingresar la cantidad y el precio y presionar
ENTER, en alguno de ellos. La orden de trabajo – Documento clave: es el documento en el cual se registra el ingreso de vehículo al taller
y permite controlar su estado o status dentro del taller a través del campo status en el
cual el usuario indica si el vehículo esta por espera de presupuesto, por
orden de reparación, por repuesto, Etc. Además de permitir asignar la el
trabajador que reparara el vehículo, elaborando automáticamente el contrato o
convenio de trabajo entre el taller y el trabajador. Esto aplica donde los
trabajos de latonería y pintura son hechos por personal contratado y no
de nomina. Política generalmente utilizada en este tipo de taller.
Utilizando
esta propiedad de control del status del vehículo el usuario puede en
cualquier momento y para cualquier periodo cual es el status o la situación
en la cual se encuentran todos los vehículos que están en el taller, incluso
cuales fueron entregados y los tiempos de retraso que hayan tenido según la
fecha de entrada y la fecha de entrega comprometida.
Función de los botones presentes en
la pantalla principal del módulo de facturación : F3 - St. Mobra: Este
botón aparece solo en las opciones para elaboración de factura y presupuesto,
se utiliza para la subtotalización de los renglones de mano de obra. Una vez que se han introducido todos los
renglones de mano de obra y se desea obtener un subtotal, estos renglones de
sombrean con el Mouse o presionando
la tecla shift y moviéndose con la flecha abajo o flecha arriba, una vez sombreada la selección se presiona
el botón F3 - St. Mobra o se
presiona la tecla de función F3. F6 - St. Rpsto: Este
botón aparece solo en las opciones para elaboración de factura y presupuesto,
se utiliza para la subtotalización de los renglones de repuestos. Una vez que se han introducido todos los
renglones de repuestos y se desea obtener un subtotal, estos renglones de
sombrean con el Mouse o presionando
la tecla shift y moviéndose con la flecha abajo o flecha arriba, una vez sombreada la selección se presiona
el botón F3 - St. Rpsto o se
presiona la tecla de función F3. Una
vez obtenido los subtotales, y se hace alguna modificación en los valores de
mano de obra o repuestos, los subtotales se calculan automáticamente al
presionar Cuando
la modificación requerida implica la agregación de un ítem y no se ha dejado
alguna línea en blanco se debe borrar línea del subtotal, ingresar el nuevo
ítem y recalcular el subtotal. Es
recomendable seleccionar una o dos líneas por debajo de los ítem de mano de
obra o repuestos por si es necesario posteriormente agregar alguno mas. IMPUESTO: permite
fijar la tasa de impuesto a utilizar en la elaboración de la factura; en caso
de alguna variación en dicha tasa, se puede modificar directamente en el
campo IMPUESTO y aplica solo en
esa sesión de trabajo; para la siguiente sesión o factura, se utiliza la
fijada a través del botón IMPUESTO. NUEVA: prepara la pantalla para la elaboración de una nueva factura, presupuesto, entrega o pedido, dependiendo de la opción donde se esté trabajando; genera automáticamente el número de la siguiente factura, puede también ser introducido manualmente. Se utiliza también para borrar la información en pantalla que no se ha guardado. GUARDAR F12: guarda el documento presente en pantalla, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido); verifica número de RIF y nombre del cliente, estos campos son necesarios para guardar el documento. No se permite un número de RIF para mas de un nombre de cliente; en caso de requerirse la modificación de un RIF o nombre de cliente, ésta debe hacerse a través del módulo de mantenimiento, en la opción del botón FACTURACIÓN, el cual presenta la base de datos de las facturas emitidas. BUSCAR F5: Muestra los registros existentes en la base de datos según la fecha introducida como referencia, si no se introduce fecha de referencia el sistema muestra toda la base de datos. Si hay una fecha de referencia la búsqueda se realiza con mas rapidez. Una vez que se muestran los registros estos se pueden ordenar, filtrar, imprimir, editar, etc. BORRAR F11: borra el documento en pantalla si ha sido guardado antes, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). El documento borrado por esta opción es IRRECUPERABLE. MODIFICAR F10: permite modificar el documento en pantalla si ha sido guardado antes, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). Se pueden modificar por esta opción todos los campos de la pantalla a excepción del RIF y el NOMBRE del cliente, ésto para respetar el criterio de la no existencia de un mismo RIF para mas de un cliente. Las modificaciones en los campos RIF y NOMBRE, deben realizarse a través del módulo de mantenimiento utilizando la opción/Botón Modificar Rif Nombre cliente si la modificación se requiere en todos los registros anteriores, actuales y posteriores. Si la modificación es solo para posteriores eventos o registros se utiliza la opción/Botón Datos Clientes. En caso de ser el primer documento para ese cliente, éste puede ser borrado y generado de nuevo en el módulo de facturación. IMPRIMIR F7: imprime
el documento en pantalla, aún si no ha sido guardado, dependiendo de la
opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido). REPORTE: la pantalla
muestra los diferentes reportes que genera el módulo de facturación: Reporte de Notas de entrega:
presenta las notas de entrega emitidas en el periodo indicado. Reporte de presupuestos:
presenta los presupuestos emitidos en el periodo indicado. Reporte de ordenes de trabajo:
presenta las ordenes de trabajo emitidas en el periodo indicado. Reporte de facturación:
presenta las facturas emitidas en el periodo indicado. Opcionalmente puede
diferenciar las ventas a crédito y al contado. Además de tener la opción de
ver las facturas canceladas y facturas pendientes vencidas y no vencidas por
cliente. Reporte de facturas pendientes por
cobrar. Este reporte muestra la deuda pendiente por cliente,
indicando cada una de las facturas el total de ellas además de los días de
vencimiento y todos los datos del vehículo facturado. Reporte de facturas canceladas. Este
reporte muestra las facturas canceladas por cliente, indicando cada una de
las facturas el total de ellas y todos los datos del vehículo facturado. Balance de caja y banco: Este
reporte muestra la cantidad de dinero que debe haber en caja y banco para un
periodo determinado en función de los movimientos de las ventas al contado,
abonos a cuentas por cobrar, gastos al contado, abonos a cuentas por pagar y
pagos de nomina contratada. Reporte libro de ventas:
presenta el libro de ventas para el pago del Impuesto a las ventas, este
reporte se presenta directamente por impresora, no se obtiene por pantalla. Reporte Resumen de ventas:
presenta un resumen de las ventas para un periodo cualquiera indicando la
cantidad de facturas emitidas, montos, impuestos, venta crédito y contado,
abonos y saldos por cobrar Reporte Débito y crédito fiscal:
presenta un resumen del crédito fiscal y el débito fiscal y un estimado del
impuesto a pagar o crédito a conservar. Reporte Estado de resultados:
presenta el estado de resultados para un periodo considerando los ingresos
totales por ventas deduciendo de esta los gastos generados por dichas ventas. Status de los vehículos que se
encuentran en el taller para un determinado periodo. :
presenta el estado en el cual se encuentra cada vehículo en el taller
indicando además de todos sus datos, la fecha de entrada al talle y la fecha
compromiso de entrega, mostrando su condición de retraso o no con respecto a
la fecha compromiso de entrega. Tecla F4 : Cancela
el reporte. Tecla F10 : imprime o
presenta en pantalla el reporte. El icono de Impresora da acceso directo a la configuración de la impresora,
por ejemplo: selección del tipo de papel, impresión horizontal o vertical,
impresora, etc. Nota: el usuario
indica las fechas de inicio y fin del periodo a través de los campos inicio y
final del reporte presentes en esta pantalla. También puede ordenar la
información por fecha, número factura, monto o cliente, a través del campo Ordenar; además de seleccionar si el
reporte es por pantalla o impresora. BORRAR ITEM: borra
la fila seleccionada en el cuerpo del documento en pantalla, dependiendo de
la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido).
Para borrar una celda colóquese en ella y presione la tecla escape. INSERTAR FILA: inserta
una fila en el documento que se esta elaborando. Para ello debe estar
disponible (en blanco) la ultima fila de dicho documento. ELIMINAR
FILA: Elimina
una fila en el documento que se esta elaborando. Estos procedimientos
recalculan automáticamente el monto del documento.
ANULAR DCOUMENTO: permite
anular un documento, por ejemplo si se desea anular una factura existente, ya
guardada, se selecciona o se indica su numero en el campo Nro y se presiona el botón ANULAR, si la factura no ha sido emitida, se escribe
el número de la factura en el campo Nro
y luego se presiona el botón ANULAR.
Este procedimiento aplica de la misma forma para presupuesto, orden de
compra, etc. BOTON REPUESTOS: permite cargar a una factura o cualquier otro
documento, un repuesto desde cualquier orden de compra o factura de gasto que
este registrada en el modulo de gastos. Agregando a la factura toda la
información referente al mismo para solo indicar la cantidad utilizada o
consumida. BOTON INVENTARIO: permite cargar a una factura o cualquier otro
documento, un repuesto desde el inventario de repuestos que este registrada
en el modulo de gastos por la opción inventario de repuestos. Agregando a la
factura toda la información referente al mismo para solo indicar la cantidad
utilizada o consumida. BOTON BOLIVARES: muestra en un formato de letra grande los
resultados de una factura. Subtotales por repuestos, mano de obra y otros,
además de los descuentos en repuestos y mano de obra de manera separada en
porcentajes y montos en bolívares, subtotal factura, impuestos y total
factura. MENU SAF: da acceso al
menú principal del sistema sin cerrar el módulo que se está utilizando. COLOR TEXTO: permite
cambiar el color para el texto de la factura y todos los documentos, tanto en pantalla como para los efectos de
impresión. COLOR TITULO: permite
cambiar el color para el titulo o encabezados de la factura y de todos los
documentos tanto en pantalla como para los efectos de impresión. AMPLIAR DOCUMENTO/PANTALLA: Esta opción permite ver el contenido de la
factura, presupuesto, orden de trabajo en pantalla completa, permitiendo un
mejor control del contenido de la misma para facilitar su elaboración y
control. BOTON COMENTARIO: Esta Opción permite agregar un comentario
adicional a cada documento para referirse a cualquier situación que se quiera
resaltar o mantener como pendiente. Esta opción de maneja como una hoja
cronológica de cada documento o factura en la cual se registran los hitos y
hechos relevantes que experimenta cada factura o cualquier otro documento. CONFIGURAR IMPRESORA: Permite
configurar la impresora utilizando el cuadro de dialogo de Windows sin
necesidad de salir del sistema. Puede seleccionar impresora, tipo y tamaño de papel, etc. CALCULADORA F9: da
acceso a una calculadora con las operaciones básicas: suma, resta, división y
multiplicación. GENERAR
NUEVO NUMERO: este botón permite generar para
cualquier documento en pantalla el numero correlativo siguiente para generar
un nuevo presupuesto, factura u orden de trabajo. Es útil cuando se tiene
algún documento hecho y se va a generar uno similar y para no escribir
nuevamente la información este se utiliza como base y se le genera el numero
correlativo siguiente y se procede a
modificar solo lo necesario. Botón Buscar ’?’: al lado de
algunos campos se encuentra un botón con un signo de interrogación, esto
botón permite la búsqueda rápida de un documento, cliente o vehículo
utilizando un dato a parte de él además de permitir el uso de los caracteres
especiales asterisco (*) e interrogación (?) para facilitar SALIR F4: Permite
salir del módulo de facturación, previa confirmación del usuario. Elaboración de reportes: Para elaborar un reporte presione el botón Reportes, seleccionando la opción
correspondiente, éstos pueden elaborarse por: Facturación:
Muestra la facturación en un periodo cualquiera indicando los totales por
factura. Deben introducirse las fechas de inicio y fin de periodo. También se
pueden ver las ventas y el impuesto pagado. Este reporte lo obtiene en
pantalla e impresora. Este reporte muestra separadamente el monto por
repuestos, mano de obra y otros rubros, además de los descuentos por deparado
de éstos, el impuesto, subtotal y total factura. Notas de entrega:
Muestra las notas de entrega en un periodo cualquiera, indicando los totales
por nota. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Este
reporte se tiene en pantalla e impresora. Presupuestos:
Muestra los presupuestos en un periodo cualquiera, indicando los totales por
presupuestos. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Este
reporte lo obtiene en pantalla e impresora. Ordenes de trabajo:
Muestra las ordenes de trabajo en un periodo cualquiera. Se deben introducir
las fechas de inicio y fin de periodo. Este reporte lo obtiene en pantalla e
impresora. Libro de ventas:
Muestra el libro de ventas, relación del impuesto a las ventas, débito
fiscal. Cumpliendo con las normas establecidas por el Seniat. Se deben
introducir las fechas de inicio y fin de periodo requerido. Libro de compras:
Muestra el libro de compras, en el cual se relaciona el impuesto pagado en
las compras, es decir el crédito fiscal. Cumpliendo con las normas establecidas
por el Seniat. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo
requerido. Facturas canceladas y pendientes:
Muestra monto factura, días vencidos, totales, impuestos, cliente,
características del vehículo, etc. El reporte puede ser modificado (excluir
filas o columnas según el criterio del usuario) para luego imprimirlo. Se
pueden realizar búsquedas rápidas de algún documento, cliente, vehículo,
etc., igualmente se pueden ordenar o filtrar la tabla de datos por cualquier
columna o registro de información, estas opciones aplican para algunos de los
reportes anteriores. MODULO DE
GASTOS : (Gastos.exe)
Inicio
Este módulo permite controlar los Gastos de la empresa, Solicitudes de
Precio y Ordenes de Compra, Los gastos
pueden ser clasificados según criterio del usuario. Los gastos a crédito
ingresados a través del módulo de gastos, se reflejan como cuentas por pagar
en el módulo de cuentas por pagar. Para ingresar un gasto, éste debe ser
identificado con una cuenta de gastos que el usuario ha debido agregar
inicialmente a través del botón AGREGAR
CUENTA. Las cuentas de gastos pueden ser agregadas, borradas o
modificadas, desde las opciones presentes en la parte inferior de la pantalla
de gastos. (AGREGAR CUENTA, MODFICAR
CUENTA Y BORRAR CUENTA) Una vez elaborada una solicitud de precio
esta puede automáticamente generar la orden de compra cargando toda la data
desde la solicitud de precio, esta puede ser enviada vía fax al proveedor
directamente desde el sistema si el PC donde esta instalado dispone de
Tarjeta Fax/Modem y de un software manejador de fax. Para ingresar un gasto se requiere de la siguiente información que se
introduce al sistema utilizando los siguientes campos: ITEM: debe ser un conjunto de caracteres
numéricos que identifiquen fácilmente el renglón, no puede ser repetido. DESCRIPCION: es la identificación por su nombre del
producto, bien o servicio a ingresar. Puede incluir el nombre del producto,
marca y modelo. CANTIDAD: se refiere a la
cantidad de unidades del producto, bien o servicio a ingresar. PRECIO: es el costo que
se pagó por el producto, bien o servicio a ingresar. TOTAL: es el total
pagado por la cantidad del producto, bien o servicio ingresado. Este campo se
calcula automáticamente al ingresar la cantidad y el precio y presionar ENTER en alguno de ellos. Para indicar la tasa de impuesto a cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO en la parte inferior de la
factura de gastos y coloque el porcentaje, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. Si desea fijarlo para todas
las facturas presione el botón IMPUESTOS
e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. En caso contrario presione CANCELAR o A continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la
elaboración de un gasto : 1)
Ubíquese en el campo Nombre o Razón Social y escriba el
nombre del proveedor, luego muévase con TAB
o con el Mouse hacia el campo RIF e indique el número de RIF del
proveedor, estos dos campos son obligatorios, el resto es opcional, también
pueden ser seleccionados de la lista disponible. Se recomienda llenar los
campos de información sobre el vehículo al cual se le asigna el gasto para
tener control sobre los gastos relacionados con un vehículo en particular, es
decir los campos placa, marca y modelo. 2)
Si el RIF existe, al seleccionarlo se completarán automáticamente los
demás campos de identificación del proveedor. 3)
Indique si la factura es a crédito o
contado en el campo CONDICIONES DE
PAGO, ésto permitirá indicarle al sistema si es una cuenta por pagar para
ser manejada desde el módulo de cuentas por pagar, pagos.exe. 4)
Ahora puede ubicarse en el renglón ITEM del recuadro de factura y
comenzar a llenar cada renglón, descripción del producto o servicio,
cantidad, precio unitario y en este último presionar ENTER para calcular precio total e impuestos. 5)
Para indicar la tasa de impuesto a
cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO
en la parte inferior de la factura y coloque el porcentaje, por ejemplo:
15,5 y presione ENTER. Si desea
fijarlo para todas las facturas presione el botón IMPUESTO e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y
presione ENTER. En caso contrario
presione CANCELAR o 6)
Para borrar un Ítem de la factura,
selecciónelo y presione el botón BORRAR
ITEM en la parte inferior de la
factura. 7)
Una vez terminada la introducción de
los productos o servicios a facturar, haga click en el botón GUARDAR o presione la tecla de
función F12, y confirme para terminar la acción de guardar. 8)
Si falta algún dato como Nro.
factura, nombre de cliente, RIF, etc., el sistema emitirá un mensaje
solicitando la información requerida. 9)
Para imprimir la factura presione el
botón IMP o la tecla de función F7 10)
Una vez guardada la factura, el
contenido de la misma puede ser modificado, escriba las modificaciones en
precio, cantidad, descripción, etc., y presione el botón MODIFICAR o la tecla de función F10 y confirme para terminar la
acción de modificar. 11)
Una vez guardada la factura, el
contenido de la misma puede ser eliminado, presione el botón BORRAR o la tecla de función F11 y
confirme para terminar la acción de borrar. Función de
los botones presentes en la pantalla principal del Módulo de Gastos : IMPUESTO: Permite
fijar la tasa de impuesto a utilizar en la elaboración de la factura de
gastos; en caso de alguna variación en dicha tasa, ésta se puede modificar
directamente en el campo IMPUESTO
y aplica sólo para esa sesión de trabajo; para las siguientes sesiones o
factura, se utiliza la fijada a través del botón IMPUESTO. NUEVA: prepara la pantalla para la elaboración de una nueva factura de gasto, el número de la factura debe ser introducido manualmente. Se utiliza también para borrar la información en pantalla aunque ésta se haya guardado. GUARDAR F12: guarda la factura de gasto presente en pantalla, verifica número de RIF y nombre del proveedor, estos campos son necesarios para guardar el documento. No se permite un número de RIF para mas de un nombre de proveedor, en caso de requerirse la modificación de un RIF o nombre de proveedor, que haya sido guardada, ésta debe hacerse a través del módulo de mantenimiento, en la opción del botón GASTOS, el cual presenta la base de datos de las facturas de gastos. BUSCAR F5: Muestra los registros existentes en la base de datos según la fecha introducida como referencia, si no se introduce fecha de referencia el sistema muestra toda la base de datos. Si hay una fecha de referencia la búsqueda se realiza con mas rapidez. Una vez que se muestran los registros estos se pueden ordenar, filtrar, imprimir, editar, etc. BORRAR F11: borra el documento en pantalla, si ha sido guardado antes. El documento borrado por esta opción es IRRECUPERABLE. MODIFICAR F10: permite modificar el documento en pantalla, si ha sido guardado antes. Se pueden modificar por esta opción todos los campos de la pantalla a excepción del RIF y el NOMBRE del proveedor, ésto para respetar el criterio de la no existencia de un mismo RIF para mas de un proveedor. Las modificaciones en los campos RIF y NOMBRE, deben realizarse a través del módulo de mantenimiento, en caso de ser el primer documento para ese proveedor, éste puede ser borrado y generado de nuevo en el módulo de gastos. REPORTE: la pantalla
muestra los diferentes reportes que genera el módulo de facturación. INSERTAR FILA: inserta
una fila en el documento que sé esta elaborando. Para ello debe estar
disponible (en blanco) la ultima fila de dicho documento. ELIMINAR
COLUMNA: Elimina
una fila en el documento que sé esta elaborando. Estos procedimientos
recalculan automáticamente el monto del documento.
MENU SAF: Da
acceso al menú principal del sistema sin cerrar el módulo que se está
utilizando. CONFIGURAR IMPRESORA: Permite
configurar la impresora utilizando el cuadro de dialogo de Windows sin
necesidad de salir del sistema. Puede seleccionar impresora, tipo y tamaño de papel, etc., AGREGAR CUENTA: permite agregar una nueva
cuenta de gastos, para registrar facturas de gastos. Una cuenta de gastos es
una clasificación que permite tener control de los gastos según su
naturaleza. BORRAR CUENTA: permite borrar una nueva cuenta de gastos. MODIFICAR CUENTA: permite modificar una nueva
cuenta de gastos. BORRAR ITEM: borra
la fila seleccionada en el cuerpo del documento en pantalla, dependiendo de
la opción donde se esté trabajando (factura, presupuesto, entrega o pedido).
Para borrar una celda, colóquese en ella y presione ESC. CALCULADORA F9: da
acceso a una calculadora con las operaciones básicas: suma, resta, división y
multiplicación. SALIR F4: Permite
salir del módulo de facturación, previa confirmación del usuario. Elaboración
de reportes : Para elaborar un reporte presione el botón Reportes o la tecla de función F7.
Los reportes pueden hacerse por : Resumen: Muestra
las compras en un periodo cualquiera indicando los totales por cuenta de
gastos. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Gastos todas las cuentas:
Muestra el detalle de las facturas de gastos, total, impuesto, proveedor,
etc., para todas las cuentas. Gastos una cuenta en particular :
muestra la gestión de gastos, para una cuenta de gastos en particular. Se
deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Libro de compras:
Muestra el libro de compras, en el cual se relaciona el impuesto pagado en
las compras, es decir el crédito fiscal. Tecla F4: Cancela el
reporte. Tecla F10: Imprime o
presenta en pantalla el reporte, dependiendo de la opción seleccionada
(pantalla o impresora). El
icono de Impresora da acceso
directo a la configuración de la impresora, por ejemplo: selección del tipo
de papel, impresión horizontal o vertical, impresora, etc. MODULO
DE CUENTAS POR COBRAR (Credito.exe)
Inicio El módulo permite llevar un control sobre las ventas a
crédito generadas a través del módulo de facturación. Cuando se elabora una factura y se selecciona en CONDICIONES DE PAGO Para hacer abonos a las cuentas por
cobrar se utiliza la opción abonos de este módulo, debe indicarse o
seleccionarse el código del cliente y luego llenar los campos requeridos
según el sistema.
Los saldos por cobrar se manejarán a
través de la opción saldo y estados de cuenta desde el menú principal de este
módulo.
Función de
los botones presentes en la pantalla principal del módulo de cuentas por
cobrar: VER CREDITOS SEGUN FACTURAS: Muestra
la lista de clientes con líneas de créditos, y de cada cliente seleccionado
en particular, muestra sus movimientos (créditos y abonos) según la facturación
a crédito. La
información mostrada en esta pantalla puede ser ordenada por fecha número o
monto, de modo ascendente o descendente, según criterio del usuario. El
cliente puede ser buscado por su nombre o por su código que es el número del
RIF. Se
pueden emitir reportes de créditos para un periodo cualquiera asignado por el
usuario. Los
créditos no pueden ser introducidos directamente por esta opción, éstos se
generan automáticamente desde el módulo de facturación cuando se elabora una
factura a crédito. VER/AGREGAR/MODIF ABONOS: Presenta
la ventana de trabajo para abonos, en ella está la lista de clientes y sus
respectivos abonos; para cada cliente seleccionado en la lista, se muestran
los movimientos de abonos a sus cuentas. La
información mostrada en esta pantalla puede ser ordenada por fecha, número o
monto, de modo ascendente o descendente, según criterio del usuario. El
cliente puede ser buscado por su nombre o por su código que es el número del
RIF. Se
pueden emitir reportes de abonos para un periodo cualquiera asignado por el
usuario. Los abonos deben ser introducidos directamente por el usuario a
través de esta ventana. Toda
la información ingresada a través de esta ventana debe ser guardada con el botón
GUARDAR o la tecla de función F12.
La
opción modificar solo modifica el comentario del abono. En caso de cambios
para otra información, el abono debe ser borrado y definido nuevamente. Con
el botón NUEVO, se limpia la
ventana para introducir nueva información. También
tiene acceso a una calculadora con las operaciones básicas, presionando el
botón CALCULADORA o la tecla de
función F9. El
botón RECIBO elabora
automáticamente el recibo del abono y el botón IMPRIMIR lo envía a la impresora. ESTADOS DE CUENTA/SALDOS/REPORTES: Esta
opción permite tener acceso a los estados de cuenta, cortes de cuenta,
reportes de créditos y reportes de abonos para cada cliente en particular. Entre
los reporte mas importante que se tienen en esta opción se pueden mencionar
los siguientes: Reporte de facturas pendientes por cobrar el cual muestra
todas las facturas por cobrar pendientes pudiéndose seleccionar las vencidas
y no vencidas por separado. En este reporte se puede proceder a la
cancelación de una factura con solo seleccionarla en la pantalla y hacer
click en el botón cancelar el cual lo guiara de allí en adelante para
ingresar la información pertinente a la forma de pago, cheque, banco,
retención de impuesto o descuento entro otras características. Igualmente
se encuentra un reporte similar al anterior pero detallado para cada cliente
con su subtotal correspondiente y el gran total de las cuentas por cobrar. Por
otra parte puede seleccionar la opción ver factura la cual muestra el estado
de una factura con sus respectivos abonos parciales, retenciones, descuentos
y saldo, etc. También
se encuentra el reporte de facturas emitidas a crédito el cual muestra para
un periodo seleccionado por el usuario todas las facturas emitidas a crédito
canceladas o no. Esto con la finalidad de contar con la base datos de las
facturas emitidas a crédito aun cuado hallan sido canceladas. Pudiéndose ver
esta en cualquier momento luego de canceladas, aunque no aparecerán como
facturas por cobrar pendientes. El
usuario debe seleccionar el cliente,
indicar el periodo para el cual desea el correspondiente reporte. Seleccione
el cliente por su nombre o número de RIF, seleccione la opción que desea
ejecutar : corte de cuenta, estado de cuenta, reporte de créditos o abonos, y presione el botón ACEPTAR. Para
ver los saldos a la fecha, de todos y cada uno de los clientes, presione el
botón SALDOS. Haciendo dobleclick
o ENTER en cada cliente de este
reporte verá un corte con los últimos treinta días de movimiento para ese
cliente. SIGNO DE INTERROGACION (?): muestra
la descripción y funciones de los botones y opciones de la ventana donde se
encuentra. SALIR : este botón
le permite cerrar la ventana activa, hasta salir del sistema. MODULO
DE CUENTAS POR PAGAR (Pagos.exe)
Inicio Este
módulo permite llevar un control sobre los gastos o compras a crédito
generadas a través del módulo de gastos. Cuando se registra un gasto, en el
módulo de gastos, y se selecciona en CONDICIONES
DE PAGO Al
ejecutar el módulo de cuentas por pagar se mostrará como cuenta por pagar la
relacionada con el gasto anteriormente indicado. Para hacer abonos a las cuentas por pagar, se
utiliza la opción abonos de este módulo, debe indicarse o seleccionarse el
código del proveedor y luego llenar los campos requeridos según el sistema.
Los saldos por pagar se manejarán a través de la
opción saldo y estados de cuenta desde el menú principal de este módulo.
Función de los botones presentes en
la pantalla principal del módulo de cuentas por pagar: VER CREDITOS SEGUN FACTURAS: Muestra
la lista de proveedores con líneas de créditos, y de cada proveedor
seleccionado, muestra los movimientos (créditos y abonos) según la
facturación de las compras a crédito. La
información en esta pantalla puede ser ordenada por fecha, número o monto, de
modo ascendente o descendente, según criterio del usuario. El
proveedor puede ser buscado por su nombre o por su código, que es el número
del RIF. Se pueden emitir reportes de créditos para un periodo cualquiera
asignado por el usuario. Los
créditos no pueden ser introducidos directamente por esta opción, éstos se generan automáticamente desde el
módulo de gastos cuando se elabora una factura de compra a crédito. VER/AGREGAR/MODIF ABONOS: Muestra
la ventana de trabajo para abonos, en ella está la lista de proveedores y sus
respectivos abonos a sus créditos o cuentas pendientes, cada proveedor
seleccionado muestra los movimientos de abonos a sus cuentas. La
información mostrada en esta pantalla puede ser ordenada por fecha, número o
monto, de modo ascendente o descendente, según criterio del usuario. El
proveedor puede ser buscado por su nombre o por su código que es el número
del RIF. Se pueden emitir reportes
de abonos para un periodo cualquiera asignado por el usuario. Los
abonos deben ser introducidos directamente por el usuario a través de esta
opción. Toda la información ingresada a través de esta ventana debe ser
guardada con el botón GUARDAR o la
tecla de función F12. Se pueden
generar reportes para periodos indicados por el usuario. Con
el botón NUEVO, se limpia la
ventana para introducir nueva información. También
tiene acceso a una calculadora con las operaciones básicas, presionando el
botón CALCULADORA o la tecla de
función F9. El
botón RECIBO elabora
automáticamente el recibo del abono y el botón IMPRIMIR lo envía a la impresora. ESTADOS DE CUENTA/SALDOS REPORTES: Esta
opción permite tener acceso a los estados de cuenta, cortes de cuenta,
reportes de créditos y reportes de abonos para cada proveedor en particular. El
usuario debe seleccionar el proveedor,
indicar el periodo para el cual desea el correspondiente reporte. Seleccione
el proveedor por su nombre o número de RIF, seleccionar la opción que desea
ejecutar, corte de cuenta, estado de cuenta, reporte de créditos o abonos y
presionar el botón ACEPTAR. Para
ver los saldos a la fecha de todos y cada uno de los proveedores, presione el
botón SALDOS. Haciendo dobleclick
o ENTER en cada proveedor de este reporte
verá un corte con los últimos treinta días de movimiento para ese proveedor. Entre
los reporte mas importante que se tienen en esta opción se pueden mencionar
los siguientes: Reporte de facturas pendientes por pagar el cual muestra
todas las facturas por pagar pendientes pudiéndose seleccionar las vencidas y
no vencidas por separado. En este reporte se puede proceder a la cancelación
de una factura con solo seleccionarla en la pantalla y hacer click en el
botón cancelar el cual lo guiara de allí en adelante para ingresar la
información pertinente a la forma de pago, cheque, banco, retención de
impuesto o descuento entro otras características. Igualmente
se encuentra un reporte similar al anterior pero detallado para cada
proveedor con su subtotal correspondiente y el gran total de las cuentas por
pagar. También
se encuentra el reporte de facturas por compras a crédito el cual muestra
para un periodo seleccionado por el usuario todas las facturas de compras a
crédito canceladas o no. Esto con la finalidad de contar con la base datos de
las facturas de compras a crédito aun cuado hallan sido canceladas.
Pudiéndose ver esta en cualquier momento luego de canceladas, aunque no
aparecerán como facturas por pagar pendientes. SIGNO DE INTERROGACION (?): muestra
la descripción y funciones de los botones y opciones de la ventana donde se
encuentra. SALIR : este botón
le permite cerrar la ventana activa, hasta salir del sistema. MODULO
DE BANCOS (Banco.exe)
Inicio Este módulo le permitirá
una fácil conciliación de sus cuentas con el banco emisor; así como un
control absoluto de su dinero y el uso del mismo. Mediante el sistema, el usuario podrá
controlar todo tipo de cuenta bancaria (Ahorro, Corriente, Activos Líquidos,
etc.) : ü Control detallado de depósitos, notas de
crédito, notas de débito y cheques. ü Control detallado de los cargos por
servicios (emisión de chequeras, estados de cuenta, saldo mínimo, etc.) y del
Impuesto al Débito Bancario. ü Control detallado de los movimientos en
chequeras. ü Reportes en papel, en pantalla y archivos
de texto. ü Impresión de cheques, con copia y recibo
automáticamente. ü Reportes de depósitos, notas de débito,
notas de crédito, notas de intereses y cheques. ü Estados de cuentas detallados con resumen
por cheques, depósitos, notas de crédito, débito e Impuesto al Débito
Bancario. Saldos y cortes de cuentas ü Ordenación de todos los reportes según el
criterio del usuario: fecha, número de cheque, depósito o nota de crédito,
descripción, etc., en forma ascendente o descendente. Función de
los botones presentes en la pantalla principal del módulo de banco: AGREGAR/BORRAR/MODIF CUENTAS: Este
botón lleva a la ventana de información sobre las cuentas de banco a manejar en
este módulo. En ella puede agregar, modificar y borrar cuentas, además de
agregar los cargos y costos fijos por los servicios de cada cuenta. Para
agregar una cuenta se requiere del número de cuenta, banco, fecha de apertura
y tipo de cuenta (corriente o ahorro). En
esta ventana el botón con el signo de
interrogación (?) describe las
funciones de cada botón en dicha ventana. Para comenzar a trabajar con este
módulo deben ser ingresadas las cuentas a manejar. CHEQUES: Este
botón lleva a la ventana para elaboración de cheques. En ella debe
seleccionar la cuenta corriente correspondiente al cheque que se desea
elaborar y llenar los campos de nombre, monto y fecha para completar el
cheque. El recibo o voucher del cheque es opcional al momento de imprimir. El
botón NUEVO, borra toda la
información de los campos para iniciar un nuevo cheque. El
botón GUARDAR, guarda el cheque y
lo descuenta automáticamente del saldo. En este momento el sistema pregunta
si desea agregar este cheque como abono a la cuanta por pagar de un
proveedor, de responder SI el sistema presenta la ventana para abonos a las
cuentas por pagar para culminar el abono, en caso de responder NO el sistema
regresa a la ventana de elaboración de cheques. El
botón IDB le permite configurar el
Impuesto al Débito Bancario. Si éste es suspendido o dejado de cobrar coloque
“cero” en la tasa a cobrar. Si lo hace desde el botón IDB el cambio se mantiene durante la ejecución del programa; si
lo escribe directamente, el campo IDB
se mantiene solo para esa sesión del programa. El
botón BORRAR, elimina
permanentemente un cheque de la base de datos, actualizando automáticamente
el saldo de la cuenta. El
botón MODIFICAR, solo permite
modificar el contenido del campo comentario. Para modificar un cheque, éste debe
ser borrado y definido de nuevo si no ha sido guardado. Para
anular un cheque, selecciónelo en la lista número de cheque o coloque el
número, presione ENTER y éste
aparecerá en pantalla, haga click en ANULAR
y presione GUARDAR o la tecla de
función F12. A
través del botón CHEQUERA puede
agregar una chequera por cada cuenta corriente, debe indicar el número
correlativo del primer cheque y la cantidad de cheques disponibles en la
chequera. El
sistema generará automáticamente el número de cada cheque a elaborar; sin
embargo, puede elaborar un cheque cuyo número no haya sido registrado previa
confirmación al sistema. También
tiene acceso a una calculadora con las operaciones básicas, presionando el
botón CALCULADORA o la tecla de
función F9. El
botón RECIBO elabora
automáticamente el recibo del cheque y el botón IMPRIMIR lo envía a la impresora (cheque y recibo). El
botón que muestra una llavecita
permite ordenar la información por fecha, descripción, número y monto, de
modo ascendente o descendente. Para
obtener un reporte de cheques para un periodo cualquiera utilice el botón REPORTE. Para
obtener el texto NO ENDOSABLE en
el cheque a imprimir, marque DEPOSITOS:
Este
botón lleva a la ventana para registro de depósitos a cuentas. En ella debe
seleccionar la cuenta correspondiente al depósito que se desea registrar y
llenar los campos de nombre, monto y fecha para completar el depósito. El
botón NUEVO, borra toda la
información de los campos para iniciar un nuevo depósito. El
botón GUARDAR, guarda el depósito
y lo agrega automáticamente del saldo. En este momento el sistema pregunta si
desea agregar este deposito como abono a la cuanta por pagar de un cliente,
de responder SI el sistema presenta la ventana para abonos a las cuentas por
cobrar para culminar el abono, en caso de responder NO el sistema regresa a
la ventana de elaboración de depósitos. El
botón BORRAR, elimina
permanentemente un depósito de la base de datos, actualizando automáticamente
el saldo de la cuenta. El
botón MODIFICAR, solo permite
modificar el contenido del campo comentario. Para modificar un depósito, éste
debe ser borrado y definido de nuevo si no ha sido guardado. También
tiene acceso a una calculadora con las operaciones básicas, presionando el
botón CALCULADORA o la tecla de
función F9. Para
obtener un reporte de cheques para un periodo cualquiera utilice el botón REPORTE. NOTAS DE CREDITO/DEBITO/INTERESES: Este botón lleva a la ventana para elaboración de notas de
débito, crédito e intereses. En ella debe seleccionar la cuenta
correspondiente a la nota que se desea elaborar y llenar los campos de
nombre, monto y fecha para completar la nota. El
botón NUEVO, borra toda la
información de los campos para iniciar una nueva nota. El botón GUARDAR, guarda la nota
(débito/crédito/ intereses) y lo descuenta o agrega automáticamente del
saldo. El
botón IDB le permite configurar el
Impuesto al Débito Bancario. Si éste es suspendido o dejado de cobrar coloque
“cero” en la tasa a cobrar. Si lo hace desde el botón IDB el cambio se mantiene durante la ejecución del programa; si
lo escribe directamente, el campo IDB
se mantiene solo para esa sesión del programa. Si
el IDB fue configurado desde la
ventana de cheques, éste aparecerá automáticamente en esta ventana. El
IDB se calcula y descuenta
automáticamente del saldo de la cuenta; sin embargo, si se presenta la
necesidad de descontar o agregar una nota de débito por IDB el número de esta
nota de débito debe terminar con los dígitos “-IDB” (por ejemplo 34344-IDB)
esto para mantener el control sobre las notas por IDB y que sean incluidas en el reporte especial para IDB. El
botón BORRAR, elimina
permanentemente una nota de la base de datos, actualizando automáticamente el
saldo de la cuenta. El
botón MODIFICAR, solo permite
modificar el contenido del campo comentario. Para modificar una nota, ésta
debe ser borrada y definida de nuevo si no ha sido guardada. También
tiene acceso a una calculadora con las operaciones básicas, presionando el
botón CALCULADORA o la tecla de
función F9. Para
obtener un reporte de notas para un periodo cualquiera utilice el botón REPORTE. Para
indicar el tipo de nota (débito, crédito o intereses) con el que desea
trabajar, selecciónelo en el campo TIPO
DE NOTA en la esquina superior derecha de la ventana. Para
descontar una nota de débito por cargo por servicios a una cuenta, utilice el
botón CARGO/SERVICIOS, el cual
mostrará los costos de los servicios bancarios, que se agregan a través del
botón CARGOS POR SERVICIOS en la
ventana de AGREGAR/BORRAR/MODIF
CUENTAS. ESTADOS DE CUENTA/SALDOS: Esta
opción permite tener acceso a los estados de cuenta y cortes de cuenta de
cada cuenta de banco registrada. El
usuario debe seleccionar el banco o número de cuenta, indicar el periodo para
el cual desea el correspondiente reporte. Seleccione la cuenta por su nombre
de banco o número de cuenta, seleccione la opción que desea ejecutar, corte
de cuenta, estado de cuenta y presione el botón ACEPTAR. Para
ver los saldos a la fecha de todos y cada uno de las cuentas, presione el
botón SALDOS. Haciendo dobleclick
o ENTER en cada proveedor de este
reporte, verá un corte con los últimos treinta días de movimiento para esa
cuenta. SIGNO DE INTERROGACION (?): muestra
la descripción y funciones de los botones y opciones de la ventana donde se
encuentra. SALIR - F4: este
botón le permite cerrar la ventana activa, hasta salir del sistema. MODULO
DE PERMISOS: (Permisos.exe)
Inicio Este módulo está diseñado para permitir el cambio del
código de autorización de ingreso al sistema y para cambios en la dirección
del usuario. Para utilizar este módulo y realizar los cambios pertinentes se
requiere del código de autorización. Cuando se instala por primera vez el sistema, desde el
diskett de instalación, se registra la información pertinente a: código,
cédula, Nro. RIF, Nro. Nit y dirección del titular. A partir de este momento,
cada vez que se utilice el diskett para reinstalación debe recordarse el
código de titular y el número de la cédula del mismo. En el diskett, éstos no se pueden cambiar; sin embargo,
una vez instalado en el disco duro pueden modificarse el código y la
dirección del titular, a través de este módulo. MODULO DE MANTENIMIENTO (Mntto.exe) Inicio En
este módulo se realiza el mantenimiento de las tablas de la base de datos.
Puede Buscar, Modificar, Borrar,
Filtrar y Ordenar registros en toda la base de datos. Los
cambios y modificaciones hechas en la base de datos a través de este módulo
son IRREVERSIBLES. Para buscar un registro, colóquese en la columna
correspondiente al dato de búsqueda y
presione el botón Buscar o la
tecla de función F5, introduzca el dato y presione ENTER. Para Borrar uno o más registros, selecciónelo(s) y
presione el botón Eliminar o la
tecla de función F11. Para modificar un registro, selecciónelo, modifique los
campos necesarios y presione el botón Modificar
o la tecla de función F12. Para eliminar toda la información de la base de datos
presione el botón Borra BD. Esta
opción borra toda la información almacenada en la base de datos. Se
recomienda hacer un respaldo de la base de datos antes de utilizar el módulo
de mantenimiento. Para reponer un registro que se ha cambiado en las celdas,
pero no en la base de datos, presione el botón Refresh o la tecla de función F10. Para Ordenar la base de datos, seleccione el registro por
el cual quiere ordenar y presione el botón Ordenar. Se ordenará la base de datos de manera ascendente según
el campo seleccionado, numérico o alfanumérico. Para Filtrar la base de datos, seleccione el registro por
el cual quiere filtrar la base de datos y presione el botón Filtrar. Aparecerán en pantalla sólo
los registros que contengan el valor del campo seleccionado. Es necesario que cuando se vaya a trabajar en este módulo,
no esté funcionando ningún otro módulo o usuario. Nota
importante: Antes de ejecutar este módulo se recomienda hacer un respaldo de
la base de datos. Los cambios y modificaciones hechas en la base de datos a
través de este módulo SON IRREVERSIBLES Compactación base de datos : Esta opción permite ahorrar espacio en el disco duro, compactando la base de datos de tal manera que la guarda en el disco duro en espacios contiguos, permitiendo dar mayor velocidad de acceso a la misma, y algunas veces reduciendo su tamaño. MODULO RESPALDAR Y RESTAURAR BASE DE DATOS (Respaldo.exe y
Restaura.exe)
Inicio La base de datos del sistema se llama PGFACT.MBD, se recomienda hacer frecuentemente respaldos de esta
base de datos. Copie la base de datos PGFACT.MBD
en un diskett o en el disco duro. Utilice el módulo Respaldo.exe para respaldar, y el módulo Restaura.exe para restaurar la base
de datos. La integridad de una base de datos no está garantizada por
ningún sistema, por ello es necesario realizar respaldos. INSTALACION DEL SISTEMA: (Librería.exe – Setup.exe) Inicio 1.
Ejecute desde el CD de SAF el archivo
librerias.exe. Siga las
instrucciones mostradas en pantalla. Presione el botón UNZIP para copiar las librerías en el subdirectorio c:\windows\system. Una vez terminada 2.
Ejecute desde el CD de SAF el archivo
Setup.exe. Siga las instrucciones
mostradas en pantalla. Presione el botón SETUP,
ingrese la información que se le solicita en pantalla, CODIGO DE AUTORIZACION (serie de caracteres elegidos por el
usuario, no debe olvidarla, será solicitada nuevamente para su confirmación),
Esto es indispensable. 3.
Se le solicitará la confirmación del
código de autorización, por ello debe recordarlo o no podrá instalar el
sistema. Este código podrá ser cambiado desde el sistema utilizando el
programa PERMISOS.EXE; sin
embargo, el CD de SAF quedará grabado con el código original, es decir, el
introducido al momento de la instalación. 4.
Al ser aceptada la confirmación del
código de autorización presione el botón SETUP
para proceder a la instalación completa del sistema. Al momento de la primera
instalación se deben instalar todas las opciones presentes en la pantalla, es
decir, base de datos, librerías y ejecutables. 5.
Para una segunda instalación, si así
lo requiere, podrá instalar sólo lo que necesite. En caso de una
reinstalación recuerde no instalar la base de datos a menos que tenga un
respaldo de 6.
Una vez instalado todo el sistema, se
creará una ventana de acceso directo al programa que se llama SISTEMA DE FACTURACION y se puede
accesar desde el botón INICIO de
WINDOWS y luego presionando 7.
Para una reinstalación del sistema se
requerirá el código de autorización que se utilizó cuando el programa se
instaló por primera vez desde el CD de SAF. Por ello este código debe ser
guardado. Esto seguirá siendo de esta manera, aunque el código se cambie
desde el programa instalado en el disco duro. 8.
En la reinstalación debe seleccionar
la opción que indica los programas que se desean reinstalar: LIBRERIAS: instala solo las librerías
que requiere el sistema y las condiciones para ejecutar los programas. PROGRAMAS: instala los programas
ejecutables, y BASE DE DATOS:
instala la base de datos, en este caso debe tenerse en cuenta que se sustituirá
la base de datos en el disco duro y se perderá la información contenida en
ella. Por lo tanto, se recomienda tener respaldos de la base de datos
utilizada en el sistema para luego de reinstalarla, restaurarla en el disco
duro. A menos que sea estrictamente necesario, no reinstale la base de datos.
9.
Utilice el archivo IMPFORM.EXE para configura la impresión en los
formatos de facturas, presupuestos, etc. Este programa se ejecuta
directamente desde el subdirectorio donde se instalo el SAF. (c:\pgfact por
defecto). Debe cerrar el modulo de facturación para que tenga efecto la
modificación hecha a través del archivo impform.exe. Se pueden agregar líneas
en blanco para el encabezado y líneas en el cuerpo de la factura o
presupuestos. EJECUCION
DEL SISTEMA: Inicio Los programas de facturación, gastos, mantenimiento,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, respaldar base de datos, restaurar
base de datos, bancos y permisos, se ejecutan de forma independiente, también
se pueden accesar a través de En caso de que no se hayan instalado los íconos en el menú
de programas de la barra de inicio, ejecútelos desde el subdirectorio en el
cual fueron instalados, por defecto, C:\pgfact,
o el que se haya elegido al momento de su instalación. Para generar la
ventana de íconos de acceso directo a los módulos del sistema, haga doble
click en el archivo pgfact.grp que
se encuentra en el mismo directorio. Para la ejecución correcta del sistema
debe tenerse en cuenta que la fecha debe estar configurada con el formato
día-mes-año (dd-mm-aaaa) en español o day-month-year (dd-mm-yyyy) en
inglés. Este formato considera cuatro (4) dígitos para el año, lo cual lo
condiciona para trabajar sin problemas, más allá del año 2000. El separador
de miles debe ser PUNTO(.), el separador de decimales
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