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SISTEMA ADMINISTRATIVO DE FACTIURACION E INVENTARIO –
SAFI
Promoción
especial para la venta de SAFI
FACTURACION COMPRAS CTAS X COBRAR CTAS X PAGAR BANCOS MANTENIMIETO TECLAS ESPECIALES VER VERSION PDF Este
Sistema Administrativo de Facturación e Inventario (SAFI) controla la
facturación tanto de las ventas como de las compras, además de mantener
actualizado el inventario de producto, estableciendo criterios de inventario
para la adquisición de productos cuya cantidad en existencia este por debajo
de los valores mínimos permitidos. Entre
sus bondades se pueden mencionar las siguiente: ü
Control y elaboración de facturación
para ventas e ingreso a inventario. ü
Control y elaboración de facturas
para devoluciones de ventas e ingresos a inventario ü
Reportes de estado de inventarios,
ventas, compras, Clientes, proveedores y existencias. ü
Acceso rápido a la información sobre
los productos, proveedores, cliente, ventas y compras. ü
Manejo del precio en función de márgenes
de utilidad o valores absolutos. ü
Manejo de porcentajes de descuentos
independientes en cada producto a facturar ü
Manejo del impuesto cargado a la
facturación tanto de compras como de ventas. ü
Control de códigos de productos,
manteniendo la unicidad de los mismos. ü
Mantenimiento de la base de datos
directamente por parte del usuario. Modificación y edición de los registros
de la base de datos. ü
Fácil manejo del sistema tanto con el
teclado como con el Mouse. El
sistema de facturación e inventario (SAFI), además de lo anterior, cuenta con
la conexión a otros módulos de trabajo como son los siguientes: cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, bancos, mantenimiento y respaldos de la base de
datos. Cada uno de estos módulos pueden ser adquiridos de manera individual.
A continuación se detalla el funcionamiento y uso de cada uno de estos
módulos. MODULO DE COMPRAS :
(Compras.exe) Inicio Este modulo
permite el ingreso de producto a inventario, y al mismo tiempo permite controlar
el inventario y las compras a crédito que se reflejan como cuentas por pagar.
Para ingresar un producto este debe estar codificado, si es un producto nuevo
se le debe generar un código para su ingreso a inventario. Para ingresar un nuevo producto se requiere
de la siguiente información que se introduce al sistema a través de este
modulo utilizando los siguientes campos: CODIGO: debe ser un conjunto de caracteres únicos
que identifiquen fácilmente al producto, no puede ser repetido. DESCRIPCION: Es la identificación por su nombre del
producto a ingresar a inventario. Esta descripción debe ser única. Puede
incluir el nombre del producto, marca y modelo. Según el sistema de
codificación que se este utilizando. DESCUENTO: Es el descuento que se tiene al
momento de UNIDAD: Se
refiere a la unidad de medida del producto a ingresar, por ejemplo:
kilogramos (Kg), metros (m), cajas (Cjs), cada uno (CU) o unidades (Unid),
etc. CANTIDAD: se
refiere a la cantidad de unidades del producto a ingresar en ese momento al
inventario. COSTO: Es el
costo unitario del producto a ingresar. Si se indica en el campo impuesto el
porcentaje pagado, el costo de ser sin el impuesto pagado el sistema hace el
calculo respectivo, si no se llena el campo impuesto el costo incluido debe
contener el impuesto pagado. TOTAL: Es el
total pagado por la cantidad del producto ingresado. Este campo se calcula
automáticamente al ingresar la cantidad y el precio y hacer "ENTER"
en alguno de ellos. EXISTENCIA REAL:
Se refiere a la cantidad del producto existente en el inventario, si ya ha
sido codificado en ingresado anteriormente. EXISTENCIA
ACTUAL: Es la cantidad real mas la cantidad ingresada del producto. Es un
calculo de referencia que se borra si el producto no es realmente ingresado. MINIMO: Es la
cantidad mínima de un producto permitida en el inventario. Es decir el
volumen critico, en el cual el sistema debe hacer la advertencia para que se
reponga una cantidad superior del producto. Cuando la cantidad de un producto
en inventario llega a su volumen critico, el sistema lo presenta en color
rojo. % DE UTILIDAD: Es
el porcentaje de utilidad que se espera obtener con la venta del producto. El
precio se calcula en función de la utilidad ingresada. En caso de que no se
ingrese se debe ingresar el precio directamente en el campo PRECIO, y la
utilidad se calcula automáticamente. PRECIO: Es el
precio por el que se espera vender del producto. El precio se calcula en
función de la utilidad ingresada. En caso de que no se ingrese se debe
ingresar la utilidad directamente en el campo utilidad, y EL PRECIO se
calcula automáticamente. A continuación encontrará algunas
indicaciones para facilitar la elaboración de una compra o ingreso de
material a inventario. Opciones
para facilitar el ingreso de un nuevo producto a inventario : Opción 1
1)
Ubíquese en el campo código de
producto. 2)
Escriba el código del nuevo producto,
el sistema verificará que no existe. 3)
Complete la información solicitada :
descripción, unidad, cantidad, costo, precio, utilidad, existencia mínima. Es
obligatorio llenar todos los campos. 4)
Ubíquese en el recuadro facturación,
presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función ‘F10”. 7)
Solicite la información sobre el
proveedor 8)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 9)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 10) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 11) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 12) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla “F10”. 13) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y guardar
factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Opción 2
1)
Ubíquese en el campo descripción del
producto. 2)
Escriba la descripción del nuevo
producto, el sistema verificará que no existe. 3)
Complete la información solicitada :
código, unidad, cantidad, costo, precio, utilidad, existencia mínima. Es
obligatorio llenar todos los campos. 4)
Ubíquese en el recuadro facturación,
presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función ‘F10”. 7)
Solicite la información sobre el
proveedor 8)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 9)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 10) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 11) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 12) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla “F10”. 13) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda
ni imprime. Opciones
para agregar cantidades de productos ya registrados en el inventario. Opción 1
1)
Ubíquese el campo “CODIGO “ y escriba todos o algunos dígitos
del código del producto a facturar y presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 2)
Si el código existe, el cursor se
ubicará en el recuadro de inventario, señalando el código buscado. 3)
Puede presionar ENTER o buscar con
las teclas subir y bajar cualquier otro código. 4)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a ingresar y presione ENTER. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
proveedor. 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el proveedor existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos
los campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son
obligatorios, los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con
ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 12) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 13) Haga
click en el botón “facturar” o presione 14) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción 2
1)
Ubíquese el campo “DESCRIPCION “ y escriba todas o algunas
letras de la descripción del producto a ingresar y presione ENTER o haga
DOBLE CLICK. 2)
Si la descripción existe, el cursor
se ubicará en el recuadro de inventario, señalando la descripción buscado. 3)
Puede presionar ENTER o buscar con
las teclas subir y bajar cualquier otro descripción. 4)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a ingresar y presione ENTER. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el proveedor. 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el proveedor existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos
los campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son
obligatorios, los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con
ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 12) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 13) Haga
click en el botón “facturar” o presione 14) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción 3
1)
Ubíquese con el Mouse en el recuadro
de inventario, columna código, presione el primer dígito del código y con las
teclas subir y bajar o con el Mouse, seleccione el producto. 2)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a ingresar y presione ENTER. 3)
El producto pasa a la factura. 4)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 5)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 6)
Solicite la información sobre el
proveedor 7)
Escriba el número de RIF y presione ENTER. 8)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son opcionales.
Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 9)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 10) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 11) Haga
click en el botón “facturar” o presione 12) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción 4
1)
Ubíquese con el Mouse en el recuadro
de inventario, columna descripción, presione la primera letra de la
descripción y con las teclas subir y bajar o con el Mouse, seleccione el
producto a ingresar. 2)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a ingresar y presione ENTER. 3)
El producto pasa a la factura. 4)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 5)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 6)
Solicite la información sobre el
proveedor 7)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 8)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 9)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 10) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 11) Haga
click en el botón “facturar” o presione 12) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción 5
1)
Colóquese en el recuadro inventario, columna
código, presione el primer dígito, seleccione el producto con el Mouse y haga
un solo click. 2)
La información del producto se
colocará en los campos de facturación. 3)
Modifique según su criterio los
campos : precio, descuento, cantidad. Presione ENTER después de cada
modificación. 4)
Colóquese en el recuadro
“facturación”, presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
proveedor 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena, muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 12)
Si el pago es en cheque o tarjeta de
crédito, debe indicar Nro. de documento o Banco emisor. 13)
Haga click en el botón “facturar” o
presione la tecla ‘F10’. 14)
Presione : “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y
guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Opción 6
1)
Colóquese en el recuadro inventario,
columna descripción, presione la primera letra, seleccione el producto con el
Mouse y haga un solo click. 2)
La información del producto se
colocará en los campos de facturación. 3)
Modifique según su criterio los
campos : precio, descuento, cantidad. Presione ENTER después de cada
modificación. 4)
Colóquese en el recuadro
“facturación”, presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura selecciónelo
y presione el botón “Borrar” o la tecla “F11”. 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “Facturar” o presione la tecla de
función “F10”. 8)
Solicite la información sobre el
proveedor 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el proveedor existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos
los campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son
obligatorios, los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con
ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 12) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 13) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla ‘F10”. 14) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Devolución de compras o ingresos de inventario :
A
continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de
una devolución de compra o de ingreso de inventario : 1)
Presione el botón “Devolución” o la
tecla de función “F8” 2)
Introduzca su clave y Nro. de Cédula
de Identidad 3)
Introduzca Nro. de la factura objeto
de devolución, ésta se mostrará en el recuadro de facturación 4)
Para eliminar la factura completa
presione el botón “Eliminar” o la tecla de función “F8” 5)
Para eliminar un renglón de la
factura seleccionada, presione el botón “Borrar” o la tecla de función “F11” 6)
Una vez terminada la eliminación de
los renglones a excluir haga click en el botón “Facturar” o
presione la tecla de función “F10”. 7)
Confirme la información sobre el
proveedor. 8)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 9)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 10) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 11) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar nro. de documento o
Banco emisor. 12) Haga
click en el botón “facturar” o presione 13) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar nueva
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Para agregar nuevos items a una factura de ingreso existente, se maneja como un ingreso nuevo, indicando el nro. del ingreso existente, el sistema solicita confirmación para agregar nuevos item a la factura existente, en caso de no confirmar dicha solicitud el sistema espera por nuevo nro, de ingreso. Nota: una
vez iniciada una devolución ésta debe ser terminada, no puede ser cancelada,
por lo tanto se recomienda seguridad en la ejecución de Si desea cambiar en un ingreso a inventario los
datos del proveedor lo debe hacer por devolución, sin hacer cambios en el
ingreso de inventario, presione el botón “Facturar” o tecla de función “F10”,
haga las modificaciones en la información del proveedor e imprima el ingreso
de inventario nuevamente, obviamente cambiara el numero del ingreso de
inventario, el cual sustituirá al número anterior, sin ocasionar duplicidad
en la base de datos. Para devoluciones de artículos, se debe eliminar el renglón completo del ingreso de inventario y luego agregarlo como un nuevo ingreso de inventario indicando la nueva cantidad del producto a ingresar. No
se pueden agregar nuevos ítem a un ingreso de inventario. Estos deben hacerse
como un nuevo ingreso a inventario, indicando el nro. del ingreso existente.
Si en un ingreso a inventario se requiere de una modificación en una cantidad
de producto, este renglón debe ser eliminado completamente del ingreso, y
luego ingresada la cantidad correcta en un nuevo ingreso de inventario. Un
proceso de devolución puede terminar de tres maneras: 1ro. terminar en una
refacturación (botón “Facturar” o tecla de función “F10”) para garantizar que
la nueva información pase a la base de datos, esto en caso de devoluciones de
uno o varios renglones . 2do. Si la devolución se refiere a la totalidad de
la factura esta debe ser eliminada utilizando el botón “Eliminar” o la tecla
de función “F8”, En este caso no se requiere de Todo
esto se requiere para garantizar la integridad de la información en la base
de datos y la utilización del sistema en condiciones de multiusuarios. Elaboración
de reportes : Para
elaborar un reporte presione el botón “Reportes” o la tecla de función “F7”. Los reportes
pueden hacerse por : Compras
: Muestra las compras en un periodo cualquiera indicando los totales por
factura. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Reporte
de gestión de compras. Factura
: Muestra el detalle de una factura de compra : renglones, total, impuesto,
cliente, etc. Se debe tener el numero de factura. Existencia
: Muestra la existencia de inventarios según criterio de
selección :existencias totales, existencias críticas, existencias por código,
existencias por descripción del producto Proveedores
: Muestra información sobre proveedores según criterio de búsqueda : Nro. de
RIF, nombre, todos. Diseño del sistema de codificación:
A
continuación se mencionan algunas recomendaciones para el diseño del sistema
de codificación de producto. Estas
recomendaciones son de carácter ilustrativo y no obligatorias. La
cantidad de dígitos del código depende de manera importante de la cantidad de
productos a incluir en el sistema. Se
debe utilizar un sistema de agrupación de los producto por tipo, función o
alguna característica común. Esta primera agrupación se puede llamar familia
de producto. Por ejemplo: computadoras, impresoras, Scaners, faxes, etc. Dependiendo
de la cantidad de familias que se obtengan se asigna a cada familia un Nro.
de dígitos, se recomienda la relación siguiente: Nro. de dígitos para
familias = Nro. dígitos cantidad máxima de familia + 1, por ejemplo si la
cantidad máxima de familias es de dos dígitos, se recomienda asignar tres
dígitos a las familias, con esto se garantiza el crecimiento del sistema
juntamente con el crecimiento de las empresa. Una vez que se tienen las familias y si la cantidad de productos lo justifica, se genera una subfamilia, por ejemplo: Familia computadora subfamilias: Compaq IBM, Clones, Acer, etc. Familia Impresoras subfamilias: Epson, Hp, etc. La asignación de los dígitos para las subfamilias se haría con el mismo criterio que se utilizo para las familias. Luego de las subfamilias se tendrían ya los productos finales, como por ejemplo: Familia computadora subfamilias Compaq productos: Presario 42, Presario 43, Presario 36, etc. Familia computadora subfamilias IBM productos: Aptiva L73, Aptiva S43, Aptiva P36etc. Familia Impresoras Subfamilia Hp productos: Familia Impresoras Subfamilia Epson productos: Epson S30P, Epson S31P, Epson S32P, etc. La asignación de los dígitos para los productos se haría con el mismo criterio que se utilizo para las familias. Un código bajo este esquema estaría compuesto de la siguiente manera: Familia Subfamilia Producto Código Cant. De dígitos: 3 2 3 FFFSSPPP Descripción Computadoras IBM Aptiva L73 00101001 Descripción Computadoras IBM Aptiva S43 00101002 Descripción Computadoras IBM Aptiva P36 00101003 Descripción Computadoras Compaq Presario 42 00102001 Descripción Computadoras Compaq Presario 43 00102002 Descripción Computadoras Compaq Presario 36 00102003 Descripción Impresoras
Hp Descripción Impresoras
Hp Descripción Impresoras
Hp Descripción Impresoras Epson S30P 00202001 Descripción Impresoras Epson S31P 00202002 Descripción Impresoras Epson S32P 00202003 Cada usuario del sistema puede tener su propio esquema de codificación y resultar tanto o más funcional que el recomendado. MODULO DE PEDIDOS (Pedido.exe) Inicio
Elaboración
de pedidos : A
continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de
un pedido : Opción 1
1)
Ubíquese el campo “CODIGO “ y escriba todos o algunos dígitos
del código del producto a facturar y presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 2)
Si el código existe, el cursor se
ubicará en el recuadro de inventario, señalando el código buscado. 3)
Puede presionar ENTER o buscar con
las teclas subir y bajar cualquier otro código. 4)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad pedida y presione ENTER. 5)
El producto pasa a la formato de pedido. 6)
Para borrar un Item del pedido
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar al pedido haga click en el botón “ACEPTAR” o presione la
tecla de función F10. 8)
Agregue la información sobre el
cliente 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el cliente existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos los
campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios,
los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el
campo EFECTIVO. 11) Haga
click en el botón “Aceptar” o presione 12) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
pedido. “No” para no imprimir y guardar pedido “Cancel “ para cancelar
pedido, no guarda ni imprime. Opción 2
1)
Ubíquese el campo “DESCRIPCION “ y escriba todas o algunas
letras de la descripción del producto pedido y presione ENTER o haga DOBLE
CLICK. 2)
Si la descripción existe, el cursor
se ubicará en el recuadro de inventario, señalando la descripción buscado. 3)
Puede presionar ENTER o buscar con
las teclas subir y bajar cualquier otro descripción. 4)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad pedida y presione ENTER. 5)
El producto pasa al formato de
pedido. 6)
Para borrar un Item del pedido
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos pedidos haga click en el botón “ACEPTAR” o presione la tecla de
función F10. 8)
Agregue la información sobre el
cliente 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el cliente existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos los
campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios,
los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el
campo EFECTIVO. 11) Haga
click en el botón “ACEPTAR” o presione 12) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
pedido. “No” para no imprimir y guardar pedido “Cancel “ para cancelar
pedido, no guarda ni imprime. Opción 3
1)
Ubíquese con el Mouse en el recuadro
de inventario, columna código, presione el primer dígito del código y con las
teclas subir y bajar o con el Mouse, seleccione el producto. 2)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad pedida y presione ENTER. 3)
El producto pasa al formato de
pedido. 4)
Para borrar un Item del pedido
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 5)
Una vez terminada la selección de los
productos pedidos haga click en el botón “ACEPTAR” o presione la tecla de
función F10. 6)
Agregue la información sobre el
cliente 7)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 8)
Si el cliente existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales, si no los llena, muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 9)
Haga click en el botón “ACEPTAR” o
presione 10) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
pedido. “No” para no imprimir y guardar pedido “Cancel “ para cancelar
pedido, no guarda ni imprime. Opción 4
1)
Ubíquese con el Mouse en el recuadro
de inventario, columna descripción, presione la primera letra de la
descripción y con las teclas subir y bajar o con el Mouse, seleccione el
producto a facturar. 2)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad pedida y presione ENTER. 3)
El producto pasa al pedido. 4)
Para borrar un Item del pedido
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 5)
Una vez terminada la selección de los
productos pedidos haga click en el botón “ACEPTAR” o presione la tecla de
función F10. 6)
Agregue la información sobre el
cliente 7)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 8)
Si el cliente existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 9)
Haga click en el botón “ACEPTAR” o
presione 10) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
pedido. “No” para no imprimir y guardar pedido “Cancel “ para cancelar
pedido, no guarda ni imprime. Opción 5
1)
Colóquese en el recuadro inventario,
columna código, presione el primer dígito, seleccione el producto con el
Mouse y haga un solo click. 2)
La información del producto se
colocará en los campos de pedido. 3)
Modifique según su criterio los
campos: precio, descuento, cantidad. Presione ENTER después de cada
modificación. 4)
Colóquese en el recuadro “Pedidos”,
presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa al pedido. 6)
Para borrar un Item del pedido
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos pedidos haga click en el botón “ACEPTAR” o presione la tecla de
función F10. 8)
Agregue la información sobre el
cliente 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el cliente existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos los
campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios,
los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el
campo EFECTIVO. 11) Haga
click en el botón “ACEPTAR” o presione 12) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
pedido. “No” para no imprimir y guardar pedido. “Cancel “ para cancelar
pedido, no guarda ni imprime. Opción 6
1) Colóquese
en el recuadro inventario, columna descripción, presione la primera letra,
seleccione el producto con el Mouse y haga un solo click. 2) La
información del producto se colocará en los campos de pedidos. 3) Modifique
según su criterio los campos: precio, descuento, cantidad. Presione ENTER
después de cada modificación. 4) Colóquese
en el recuadro “pedidos”, presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5) El
producto pasa al pedido. 6) Para
borrar un Item del pedido selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7) Una
vez terminada la selección de los productos pedidos haga click en el botón
“ACEPTAR” o presione la tecla de función F10. 8) Solicite
la información sobre el cliente 9) Escriba
el número de RIF y presione ENTER. 10) Si
el cliente existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos los
campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios,
los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el
campo EFECTIVO. 11) Haga
click en el botón “ACEPTAR” o presione 12) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar pedido.
“No” para no imprimir y guardar pedido “Cancel “ para cancelar pedido, no
guarda ni imprime. Devolución de pedidos :
A continuación
encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de una
devolución de pedidos : 1)
Presione el botón “Devolución” o la
tecla de función “F8” 2)
Introduzca su clave y Nro. de Cédula
de Identidad 3)
Introduzca Nro. de pedido objeto de
devolución, ésta se mostrará en el recuadro de pedidos 4)
Para eliminar el pedido completo presione el botón “Eliminar” o la
tecla de función “F8” 5)
Para eliminar un renglón del pedido
seleccionada, presione el botón “Borrar” o la tecla de función F11 6)
Para agregar un renglón se trabaja
como hacer un pedido nuevo 7)
Una vez hechas las modificaciones, se
presiona la tecla “ACEPTAR” o la tecla de función “F10” 8)
Una vez terminada la selección de los
productos pedidos haga click en el botón “ACEPTAR” o presione la tecla de función
F10. 9)
Solicite la información sobre el
cliente 10) Escriba
el número de RIF y presione ENTER. 11) Si
el cliente existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos los
campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios,
los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el
campo EFECTIVO. 12) Haga
click en el botón “ACEPTAR” o presione 13) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar nuevo
pedido. “No” para no imprimir y guardar pedido. “Cancel “ para cancelar
pedido, no guarda ni imprime. Nota: una
vez iniciada una devolución ésta debe ser terminada, no puede ser cancelada,
por lo tanto se recomienda seguridad y la ejecución de Si desea cambiar en un pedido los datos del
cliente lo debe hacer por devolución, sin hacer cambios en la factura
presione el botón “ACEPTAR” o tecla de función “F10”, haga las modificaciones
en la información del cliente e imprima el pedido nuevamente, obviamente
cambiara el numero del pedido, el cual sustituirá al número anterior, sin
ocasionar duplicidad del pedido. Para
devoluciones de artículos, se debe eliminar el renglón completo del pedido y
luego agregarlo indicando la nueva cantidad del producto pedido. Se
pueden agregar nuevos ítem a un pedido de un mismo producto en caso de que la
devolución se refiera también a la agregación de un nuevo articulo. Un
proceso de devolución puede terminar de tres maneras: 1ro. terminar en un
pedido (botón “Facturar” o tecla de función “F10”) para garantizar que la
nueva información pase a la base de datos, esto en caso de devoluciones
parciales en el pedido. 2do. Si la devolución se refiere a la totalidad del
pedido esta debe ser eliminada
utilizando el botón “Eliminar” o la tecla de función “F8”, Y 3ro. Con la
cancelación de la devolución presionando el botón Cancelar o la tecla de
función F12, todo ello antes de hacer algún cambio. Recuerde una vez hecho un
cambio el proceso no se puede cancelar. Todo
esto se requiere para garantizar la integridad de la información en la base
de datos y la utilización del sistema en condiciones de multiusuarios. Elaboración
de reportes : Para
elaborar un reporte presione el botón “Reportes” o la tecla de función “F7”. Los reportes
pueden hacerse por : Pedidos : Muestra
las ventas en un periodo cualquiera indicando los totales por factura. Se
deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Se pueden ver las
ventas a crédito, venta de contado y ventas totales (contado y crédito).
Reporte de gestión de ventas, de resultado y estimación del impuesto a pagar. Pedido : Muestra
el detalle de una factura de venta : renglones, total, impuesto, cliente,
etc. Se debe tener el número de factura. Esta opción permite reimprimir una
factura. Existencia :
Muestra la existencia de inventarios según criterio de selección :existencias
totales, existencias críticas, existencias por código, existencias por
descripción del producto Clientes : Muestra
información sobre clientes según criterio de búsqueda : Nro. de RIF, nombre,
todos. MODULO DE FACTURACION (Factura.exe) Inicio
Facturación
: A
continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de
una factura: (Para la elaboración
de Notas de entrega se siguen los mismos pasos de facturación, utilizando el
botón “Notas Ent”. También se puede facturar desde una Nota de entrega
existente utilizando el botón “Facturar NE” ) Opción 1
1)
Ubíquese el campo “CODIGO “ y escriba todos o algunos dígitos
del código del producto a facturar y presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 2)
Si el código existe, el cursor se
ubicará en el recuadro de inventario, señalando el código buscado. 3)
Puede presionar ENTER o buscar con
las teclas subir y bajar cualquier otro código. 4)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a facturar y presione ENTER. Si la
cantidad excede la existencia del producto, el sistema dará un alerta; en
este caso modifique la cantidad. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a facturar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
cliente 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10)
Si el cliente existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 12)
Si el pago es en cheque o tarjeta de
crédito, debe indicar Nro. de documento o Banco emisor. 13)
Haga click en el botón “facturar” o
presione 14)
Presione : “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y
guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Opción 2
1)
Ubíquese el campo “DESCRIPCION “ y escriba todas o algunas
letras de la descripción del producto a facturar y presione ENTER o haga
DOBLE CLICK. 2)
Si la descripción existe, el cursor
se ubicará en el recuadro de inventario, señalando la descripción buscado. 3)
Puede presionar ENTER o buscar con las
teclas subir y bajar cualquier otro descripción. 4)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a facturar y presione ENTER. Si la
cantidad excede la existencia del producto, el sistema dará un alerta; en
este caso modifique la cantidad. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a facturar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
cliente 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el cliente existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos los
campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios,
los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el
campo EFECTIVO. 11) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 12) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 13) Haga
click en el botón “facturar” o presione 14) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción
3
1)
Ubíquese con el Mouse en el recuadro
de inventario, columna código, presione el primer dígito del código y con las
teclas subir y bajar o con el Mouse, seleccione el producto. 2)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a facturar y presione ENTER. Si la
cantidad excede la existencia del producto, el sistema dará un alerta; en
este caso modifique la cantidad. 3)
El producto pasa a la factura. 4)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 5)
Una vez terminada la selección de los
productos a facturar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 6)
Solicite la información sobre el
cliente 7)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 8)
Si el cliente existe en la base de datos,
se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario, escriba el
nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son opcionales. Si
no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 9)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 10)
Si el pago es en cheque o tarjeta de
crédito, debe indicar Nro. de documento o Banco emisor. 11)
Haga click en el botón “facturar” o
presione 12)
Presione : “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y
guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Opción
4
1)
Ubíquese con el Mouse en el recuadro
de inventario, columna descripción, presione la primera letra de la
descripción y con las teclas subir y bajar o con el Mouse, seleccione el
producto a facturar. 2)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a facturar y presione ENTER. Si la
cantidad excede la existencia del producto, el sistema dará un alerta; en
este caso modifique la cantidad. 3)
El producto pasa a la factura. 4)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 5)
Una vez terminada la selección de los
productos a facturar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 6)
Solicite la información sobre el
cliente 7)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 8)
Si el cliente existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 9)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 10)
Si el pago es en cheque o tarjeta de
crédito, debe indicar Nro. de documento o Banco emisor. 11)
Haga click en el botón “facturar” o
presione 12)
Presione : “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y
guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Opción
5
1)
Colóquese en el recuadro inventario,
columna código, presione el primer dígito, seleccione el producto con el
Mouse y haga un solo click. 2)
La información del producto se
colocará en los campos de facturación. 3)
Modifique según su criterio los
campos : precio, descuento, cantidad. Presione ENTER después de cada
modificación. 4)
Colóquese en el recuadro “facturación”,
presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a facturar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
cliente 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10)
Si el cliente existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 12)
Si el pago es en cheque o tarjeta de
crédito, debe indicar Nro. de documento o Banco emisor. 13)
Haga click en el botón “facturar” o
presione 14)
Presione : “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y
guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Opción
6
1)
Colóquese en el recuadro inventario,
columna descripción, presione la primera letra, seleccione el producto con el
Mouse y haga un solo click. 2)
La información del producto se
colocará en los campos de facturación. 3)
Modifique según su criterio los
campos : precio, descuento, cantidad. Presione ENTER después de cada
modificación. 4)
Colóquese en el recuadro
“facturación”, presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a facturar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
cliente 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10)
Si el cliente existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 12)
Si el pago es en cheque o tarjeta de
crédito, debe indicar Nro. de documento o Banco emisor. 13)
Haga click en el botón “facturar” o
presione 14)
Presione : “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y
guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Devolución de facturas :
A
continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de
una devolución de factura : 1)
Presione el botón “Devolución” o la tecla
de función “F8” 2)
Introduzca su clave y Nro. de Cédula
de Identidad 3)
Introduzca Nro. de la factura objeto
de devolución, ésta se mostrará en el recuadro de facturación 4)
Para eliminar la factura completa
presione el botón “Eliminar” o la tecla de función “F8” 5)
Para eliminar un renglón de la
factura seleccionada, presione el botón “Borrar” o la tecla de función F11 6)
Para agregar un renglón se trabaja
como hacer una factura nueva 7)
Una vez hechas las modificaciones, se
presiona la tecla “Factura” o la tecla de función “F10” 8)
Una vez terminada la selección de los
productos a facturar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 9)
Solicite la información sobre el
cliente 10)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 11)
Si el cliente existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 12)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 13)
Si el pago es en cheque o tarjeta de
crédito, debe indicar Nro. de documento o Banco emisor. 14)
Haga click en el botón “facturar” o
presione 15)
Presione : “Yes” para imprimir y guardar nueva factura. “No” para no
imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni
imprime. Nota: una
vez iniciada una devolución ésta debe ser terminada, no puede ser cancelada,
por lo tanto se recomienda seguridad y la ejecución de Si desea cambiar en una factura los datos del
cliente lo debe hacer por devolución, sin hacer cambios en la factura
presione el botón “Facturar” o tecla de función “F10”, haga las
modificaciones en la información del cliente e imprima la factura nuevamente,
obviamente cambiara el numero de la factura, el cual sustituirá al número
anterior, sin ocasionar duplicidad de la factura. Para
devoluciones de artículos, se debe eliminar el renglón completo de la factura
y luego agregarlo indicando la nueva cantidad del producto a facturar. Se
pueden agregar nuevos ítem a la factura de un mismo producto en caso de que
la devolución se refiera también a la agregación de un nuevo articulo. Un
proceso de devolución puede terminar de tres maneras: 1ro. terminar en una refacturación
(botón “Facturar” o tecla de función “F10”) para garantizar que la nueva
información pase a la base de datos, esto en caso de devoluciones parciales
en la factura. 2do. Si la devolución se refiere a la totalidad de la factura
esta debe ser eliminada utilizando el botón “Eliminar” o la tecla de función
“F8”, En este caso no se requiere de Todo
esto se requiere para garantizar la integridad de la información en la base
de datos y la utilización del sistema en condiciones de multiusuarios. Elaboración
de reportes : Para elaborar
un reporte presione el botón “Reportes” o la tecla de función “F7”. Los reportes
pueden hacerse por : Ventas : Muestra
las ventas en un periodo cualquiera indicando los totales por factura. Se
deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Se pueden ver las
ventas a crédito, venta de contado y ventas totales (contado y crédito).
Reporte de gestión de ventas, de resultado y estimación del impuesto a pagar. Factura : Muestra
el detalle de una factura de venta : renglones, total, impuesto, cliente,
etc. Se debe tener el número de factura. Esta opción permite reimprimir una
factura. Existencia :
Muestra la existencia de inventarios según criterio de selección :existencias
totales, existencias críticas, existencias por código, existencias por descripción
del producto Clientes : Muestra
información sobre clientes según criterio de búsqueda : Nro. de RIF, nombre,
todos. MODULO DE
GASTOS : (Gastos.exe) Inicio Este módulo
permite controlar los gastos de la empresa, clasificados según criterio del
usuario. Los gastos a crédito ingresados a través del módulo de gastos, se
reflejan como cuentas por pagar en el módulo de cuentas por pagar. Para
ingresar un gasto, éste debe ser identificado con una cuenta de gastos que el
usuario ha debido agregar inicialmente a través del botón AGREGAR CUENTA. Las cuentas de gastos
pueden ser agregadas, borradas o modificadas, desde las opciones presentes en
el recuadro CUENTAS en la parte
inferior de la pantalla de gastos. Para ingresar un gasto
se requiere de la siguiente información que se introduce al sistema
utilizando los siguientes campos: ITEM: debe
ser un conjunto de caracteres numéricos que identifiquen fácilmente el
renglón, no puede ser repetido. DESCRIPCION: es la identificación por su nombre del
producto, bien o servicio a ingresar. Puede incluir el nombre del producto,
marca y modelo. CANTIDAD: se refiere a la cantidad
de unidades del producto, bien o servicio a ingresar. PRECIO: es el costo que se pagó por el producto, bien
o servicio a ingresar. TOTAL: es el total pagado por la cantidad del
producto, bien o servicio ingresado. Este campo se calcula automáticamente al
ingresar la cantidad y el precio y presionar ENTER en alguno de ellos. Para
indicar la tasa de impuesto a cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO en la parte inferior de la
factura de gastos y coloque el porcentaje, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. Si desea fijarlo para todas
las facturas presione el botón IMPUESTOS
e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y presione ENTER. En caso contrario presione CANCELAR o A continuación
encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de un gasto : 1)
Ubíquese en el campo Nombre o Razón Social y escriba el
nombre del proveedor, luego muévase con TAB
o con el Mouse hacia el campo RIF e
indique el número de RIF del proveedor, estos dos campos son obligatorios, el
resto es opcional, también pueden ser seleccionados de la lista disponible. 2)
Si el RIF existe, al seleccionarlo se completarán automáticamente los
demás campos de identificación del proveedor. 3)
Indique si la factura es a crédito o
contado en el campo CONDICIONES DE
PAGO, ésto permitirá indicarle al sistema si es una cuenta por pagar para
ser manejada desde el módulo de cuentas por pagar, pagos.exe. 4)
Ahora puede ubicarse en el renglón ITEM del recuadro de factura y
comenzar a llenar cada renglón, descripción del producto o servicio,
cantidad, precio unitario y en este último presionar ENTER para calcular precio total e impuestos. 5)
Para indicar la tasa de impuesto a
cobrar, colóquese en el campo IMPUESTO
en la parte inferior de la factura y coloque el porcentaje, por ejemplo:
15,5 y presione ENTER. Si desea
fijarlo para todas las facturas presione el botón IMPUESTO e introduzca la tasa a fijar, por ejemplo: 15,5 y
presione ENTER. En caso contrario
presione CANCELAR o 6)
Para borrar un Item de la factura,
selecciónelo y presione el botón BORRAR
ITEM en la parte inferior de la
factura. 7)
Una vez terminada la introducción de
los productos o servicios a facturar, haga click en el botón GUARDAR o presione la tecla de
función F12, y confirme para terminar la acción de guardar. 8)
Si falta algún dato como Nro.
factura, nombre de cliente, RIF, etc., el sistema emitirá un mensaje solicitando
la información requerida. 9)
Para imprimir la factura presione el
botón IMP o la tecla de función F7 10)
Una vez guardada la factura, el
contenido de la misma puede ser modificado, escriba las modificaciones en
precio, cantidad, descripción, etc., y presione el botón MODIFICAR o la tecla de función F10 y confirme para terminar la
acción de modificar. 11)
Una vez guardada la factura, el
contenido de la misma puede ser eliminado, presione el botón BORRAR o la tecla de función F11 y
confirme para terminar la acción de borrar. Función de los botones presentes en
la pantalla principal del Módulo de Gastos : IMPUESTO:
Permite fijar la tasa de impuesto a utilizar en la
elaboración de la factura de gastos; en caso de alguna variación en dicha
tasa, ésta se puede modificar directamente en el campo IMPUESTO y aplica sólo para esa sesión de trabajo; para las
siguientes sesiones o factura, se utiliza la fijada a través del botón IMPUESTO. NUEVA: prepara la pantalla para la elaboración de una nueva factura de gasto, el número de la factura debe ser introducido manualmente. Se utiliza también para borrar la información en pantalla aunque ésta se haya guardado. GUARDAR F12: guarda la factura de gasto presente en pantalla, verifica número de RIF y nombre del proveedor, estos campos son necesarios para guardar el documento. No se permite un número de RIF para mas de un nombre de proveedor, en caso de requerirse la modificación de un RIF o nombre de proveedor, que haya sido guardada, ésta debe hacerse a través del módulo de mantenimiento, en la opción del botón GASTOS, el cual presenta la base de datos de las facturas de gastos. BORRAR F11: borra el documento en pantalla, si ha sido guardado antes. El documento borrado por esta opción es IRRECUPERABLE. MODIF F10: permite modificar el documento en pantalla, si ha sido guardado antes. Se pueden modificar por esta opción todos los campos de la pantalla a excepción del RIF y el NOMBRE del proveedor, ésto para respetar el criterio de la no existencia de un mismo RIF para mas de un proveedor. Las modificaciones en los campos RIF y NOMBRE, deben realizarse a través del módulo de mantenimiento, en caso de ser el primer documento para ese proveedor, éste puede ser borrado y generado de nuevo en el módulo de gastos. REPORTE:
la pantalla muestra los diferentes reportes que genera el
módulo de facturación. AGREGAR CUENTA: permite agregar una nueva
cuenta de gastos, para registrar facturas de gastos. Una cuenta de gastos es
una clasificación que permite tener control de los gastos según su
naturaleza. BORRAR CUENTA: permite borrar una nueva cuenta de gastos. MODIF CUENTA: permite modificar una nueva
cuenta de gastos. BORRAR
ITEM: borra la fila seleccionada en el cuerpo del documento en
pantalla, dependiendo de la opción donde se esté trabajando (factura,
presupuesto, entrega o pedido). Para borrar una celda, colóquese en ella y
presione ESC. CALC
F9: da acceso a una calculadora con las operaciones básicas:
suma, resta, división y multiplicación. SALIR
F4: Permite salir del módulo de facturación, previa
confirmación del usuario. Elaboración de reportes : Para
elaborar un reporte presione el botón Reportes
o la tecla de función F7. Los reportes pueden hacerse por : Resumen:
Muestra las compras en un periodo cualquiera indicando los totales por cuenta
de gastos. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Gastos
todas las cuentas: Muestra el detalle de las facturas
de gastos, total, impuesto, proveedor, etc., para todas las cuentas. Gastos
una cuenta en particular : muestra la gestión de gastos, para
una cuenta de gastos en particular. Se deben introducir las fechas de inicio
y fin de periodo. Libro
de compras: Muestra el libro de compras, en el cual se relaciona el
impuesto pagado en las compras, es decir el crédito fiscal. Tecla
F4: Cancela el reporte. Tecla
F10: Imprime o presenta en pantalla el reporte, dependiendo
de la opción seleccionada (pantalla o impresora). El ícono de Impresora da acceso directo a la
configuración de la impresora, por ejemplo: selección del tipo de papel,
impresión horizontal o vertical, impresora, etc. MODULO DE CUANTAS POR COBRAR
(Credito.exe) Inicio Ese
módulo permite llevar un control sobre la ventas a crédito generadas a través
del módulo de facturación. Cuando se elabora una factura y el saldo de la
misma es a favor del titular, esta factura se convierte automáticamente en
una venta a crédito. Por lo tanto, al ejecutar el módulo de cuentas por
cobrar se mostrará como cliente y cuenta pendiente por cobrar la relacionada
con la factura anteriormente indicada.
Para
hacer abonos a las cuentas por cobrar se utiliza la opción abonos de este
módulo, debe indicarse o seleccionarse el código del cliente y luego llenar
los campos requeridos según el sistema. Los saldos por cobrar se manejaran a
través de la opción saldo y estados de cuenta desde el menú principal de este
módulo.
Función de los botones presentes en
la pantalla principal del módulo de cuentas por cobrar: VER
CREDITOS SEGUN FACTURAS: Muestra la lista de clientes con
líneas de créditos y de cada cliente seleccionado, muestra los movimientos de
créditos según la facturación a crédito para dicho cliente. La información mostrada en esta
pantalla puede ser ordenada por fecha número o monto, de modo ascendente o
descendente, según criterio del usuario. El cliente puede ser buscado
por su nombre o por su código que es el número del RIF. Se pueden emitir reportes de
créditos para un periodo cualquiera asignado por el usuario. Los créditos no pueden ser
introducidos directamente por esta opción,
estos se generan automáticamente desde el módulo de facturación cuando
se elabora una factura a crédito. VER/AGREGAR/MODIF
ABONOS: Presenta la ventana de trabajo para abonos, en ella está
la lista de clientes y sus respectivos abonos, para cada cliente seleccionado
en la lista se muestran los movimientos de abonos a sus cuentas. La información mostrada en esta
pantalla puede ser ordenada por fecha, número o monto, de modo ascendente o
descendente, según criterio del usuario. El cliente puede ser buscado
por su nombre o por su código que es el número del RIF. Se pueden emitir reportes de
abonos para un periodo cualquiera asignado por el usuario. Los abonos deben
ser introducidos directamente por el usuario a través de esta ventana. Toda la información ingresada a
través de esta ventana debe ser guardada con el botón GUARDAR o la tecla de función F12. Se pueden generar reportes para
periodos indicados por el usuario. La opción modificar solo modifica el
comentario del abono en caso de cambios para otra información, el abono debe
ser borrado y definido nuevamente. Con el botón NUEVO, se limpia la ventana para
introducir nueva información. También tiene acceso a una
calculadora con las operaciones básicas, presionando el botón CALC o la tecla de función F9. El botón RECIBO elabora automáticamente el recibo del abono y el botón IMPRIMIR lo envía a la impresora. ESTADOS
DE CUENTA/SALDOS: Esta opción permite tener acceso a
los estados de cuenta, cortes de cuenta, reportes de créditos y reportes de
abonos para cada cliente en particular. El usuario debe seleccionar el
cliente, indicar el periodo para el cual desea el correspondiente reporte.
Seleccione el cliente por su nombre o número de RIF, seleccione la opción que
desea ejecutar, corte de cuenta, estado de cuenta, reporte de créditos o
abonos y presione el botón ACEPTAR. Para ver los saldos a la fecha
de todos y cada uno de los clientes, presione el botón SALDOS. Haciendo dobleclick o ENTER en cada cliente de este reporte verá un corte con los
últimos treinta días de movimiento para ese cliente. SIGNO
DE INTERROGACION: muestra la descripción y funciones de
los botones y opciones de la ventana donde se encuentra. SALIR
: este botón le permite cerrar la ventana activa, hasta
salir del sistema. Nota: Los
créditos por cobrar no pueden ser agregados directamente en este módulo.
Estos deben ser generados desde el módulo de facturación. Esto para
garantizar la integridad de la información. MODULO DE CUANTAS POR PAGAR
(Pagos.exe) Inicio Ese
módulo permite llevar un control sobre la compras a crédito generadas a
través del módulo de compras o ingresos a inventarios. Cuando se elabora un
ingreso a inventario y el saldo de la misma es a favor del proveedor, este
ingreso se convierte automáticamente en una compra a crédito. Por lo tanto,
al ejecutar el módulo de cuentas por pagar se mostrará como proveedor y
cuenta pendiente por pagar la relacionada con ingreso anteriormente indicado.
Para
hacer abonos a las cuentas por pagar se utiliza la opción abonos de este
módulo, debe indicarse o seleccionarse el código del proveedor y luego llenar
los campos requeridos según el sistema. Los saldos por pagar se manejarán a
través de la opción saldo y estados de cuenta desde el menú principal de este
módulo.
Función
de los botones presentes en la pantalla principal del módulo de cuentas por
pagar: VER
CREDITOS SEGUN FACTURAS: Muestra la lista de proveedores con
líneas de créditos, y de cada proveedor seleccionado, muestra los movimientos
de créditos según las compras a crédito para dicho proveedor. La información en esta pantalla
puede ser ordenada por fecha, número o monto, de modo ascendente o
descendente, según criterio del usuario. El proveedor puede ser buscado
por su nombre o por su código que es el número del RIF. Se pueden emitir
reportes de créditos para un periodo cualquiera asignado por el usuario. Los créditos no pueden ser
introducidos directamente por esta opción,
estos se generan automáticamente desde el módulo de gastos cuando se
elabora una factura de compra a crédito. VER/AGREGAR/MODIF
ABONOS: Muestra la ventana de trabajo para abonos, en ella está la
lista de proveedores y sus respectivos abonos a sus créditos o cuentas
pendientes, cada proveedor seleccionado muestra los movimientos de abonos a
sus cuentas. La información mostrada en esta
pantalla puede ser ordenada por fecha, número o monto, de modo ascendente o
descendente, según criterio del usuario. El proveedor puede ser buscado
por su nombre o por su código que es el número del RIF. Se pueden emitir reportes de abonos para un periodo
cualquiera asignado por el usuario. Los abonos deben ser
introducidos directamente por el usuario a través de esta opción. Toda la
información ingresada a través de esta ventana debe ser guardada con el botón
GUARDAR o la tecla de función
F12. Se pueden generar reportes para
periodos indicados por el usuario. Con el botón NUEVO, se limpia la ventana para
introducir nueva información. También tiene acceso a una
calculadora con las operaciones básicas, presionando el botón CALC o la tecla de función F9. El botón RECIBO elabora automáticamente el recibo del abono y el botón IMPRIMIR lo envía a la impresora. ESTADOS
DE CUENTA/SALDOS: Esta opción permite tener acceso a
los estados de cuenta, cortes de cuenta, reportes de créditos y reportes de
abonos para cada proveedor en particular. El usuario debe seleccionar el
proveedor, indicar el periodo para el cual desea el correspondiente reporte.
Seleccione el proveedor por su nombre o número de RIF, seleccionar la opción
que desea ejecutar, corte de cuenta, estado de cuenta, reporte de créditos o
abonos y presionar el botón ACEPTAR.
Para ver los saldos a la fecha
de todos y cada uno de los proveedores, presione el botón SALDOS. Haciendo dobleclick o ENTER en cada proveedor de este
reporte verá un corte con los últimos treinta días de movimiento para ese
proveedor. SIGNO
DE INTERROGACION (?): muestra la descripción y funciones de
los botones y opciones de la ventana donde se encuentra. SALIR
: este botón le permite cerrar la ventana activa, hasta
salir del sistema. Nota: Los créditos por pagar no pueden ser agregados directamente en este módulo. Estos deben ser generados desde el módulo de facturación. Esto para garantizar la integridad de la información. MODULO DE BANCOS
(Banco.exe) Inicio Este módulo le permitirá una fácil
conciliación de sus cuentas con el banco emisor. Igualmente le permitirá un
control absoluto de su dinero y el uso del mismo. Este sistema permite al usuario llevar el
control de todo tipo de cuenta bancaria (Ahorro, Corriente, Activos líquidos,
Etc.) ·
Control
detallado de depósitos, notas de crédito, notas de débito y cheques. ·
Control
detallado de los cargos por servicios (pago por chequeras, estados de cuenta,
saldo mínimo, etc. y del impuesto al débito bancario ·
Control
detallado de chequeras ·
Reportes
en papel, en pantalla y archivos de texto ·
Impresión
de cheques con copia y recibo automáticamente ·
Reportes
de depósitos, notas de débito, notas de crédito, notas de intereses y
cheques. ·
Estados
de cuentas detallados con resumen por cheques, depósitos, notas de crédito,
débito e impuesto al débito bancario. Saldos y cortes de cuentas ·
Ordenación
de todos los reportes según el criterio del usuario: fecha, numero de cheque deposito
o nota de crédito, descripción, ascendente, descendente, etc. Función de los botones presentes en la pantalla principal del módulo de banco: AGREGAR/BORRAR/MODIF
CUENTAS: Este botón lleva a la ventana de información sobre las
cuentas de banco a manejar en este módulo. En ella puede agregar, modificar y
borrar cuentas, además de agregar los cargos y costos fijos por los servicios
de cada cuenta. Para agregar una cuenta se
requiere del número de cuenta, banco, fecha de apertura y tipo de cuenta
(corriente o ahorro). En esta ventana el botón con el
signo de interrogación (?) describe las funciones de cada
botón en dicha ventana. Para comenzar
a trabajar con este módulo deben ser ingresadas las cuentas a manejar. CHEQUES: Este botón lleva a la ventana para elaboración de cheques.
En ella debe seleccionar la cuenta corriente correspondiente al cheque que se
desea elaborar y llenar los campos de nombre, monto y fecha para completar el
cheque. El recibo o voucher del cheque es opcional al momento de imprimir. El botón NUEVO, borra toda la información de los campos para iniciar un
nuevo cheque. El botón GUARDAR, guarda el cheque y lo descuenta automáticamente del
saldo. El botón IDB le permite configurar el impuesto al débito bancario. Si este
es suspendido o dejado de cobrar coloque “cero” en la tasa a cobrar. Si lo
hace desde el botón IDB el cambio
se mantiene durante la ejecución del programa; si lo escribe directamente, el
campo IDB se mantiene solo para
esa sesión del programa. El botón BORRAR, elimina permanentemente un cheque de la base de datos,
actualizando automáticamente el saldo de la cuenta. El botón MODIFICAR, solo permite modificar el contenido del campo
comentario. Para modificar un cheque este debe ser borrado y definido de
nuevo si no ha sido guardado. Para anular un cheque,
selecciónelo en la lista número de cheque o coloque el número, presione ENTER y este aparecerá en pantalla,
haga click en ANULAR y presione GUARDAR o la tecla de función F12. A través del botón CHEQUERA puede agregar una chequera
por cada cuenta corriente, debe indicar el número correlativo del primer
cheque y la cantidad de cheques disponibles en la chequera. El sistema generará
automáticamente el número de cada cheque a elaborar; sin embargo, puede elaborar
un cheque cuyo número no haya sido registrado previa confirmación al sistema. También tiene acceso a una
calculadora con las operaciones básicas, presionando el botón CALC o la tecla de función F9. El botón RECIBO elabora automáticamente el recibo del cheque y el botón IMPRIMIR lo envía a la impresora
(cheque y recibo). El botón que muestra una llavecita permite ordenar la
información por fecha, descripción, número y monto, de modo ascendente o
descendente. Para obtener un reporte de
cheques para un periodo cualquiera utilice el botón REPORTE. Para obtener el texto NO ENDOSABLE en el cheque a imprimir
marque DEPOSITOS: Este botón lleva a la ventana para registro de depósitos a
cuentas. En ella debe seleccionar la cuenta correspondiente al depósito que
se desea registrar y llenar los campos de nombre, monto y fecha para
completar el depósito. El botón NUEVO, borra toda la información de los campos para iniciar un
nuevo depósito. El botón GUARDAR, guarda el depósito y lo agrega automáticamente del
saldo. El botón BORRAR, elimina permanentemente un depósito de la base de datos,
actualizando automáticamente el saldo de la cuenta. El botón MODIFICAR, solo permite modificar el contenido del campo
comentario. Para modificar un depósito este debe ser borrado y definido de
nuevo si no ha sido guardado. También tiene acceso a una
calculadora con las operaciones básicas, presionando el botón CALC o la tecla de función F9. Para obtener un reporte de
cheques para un periodo cualquiera utilice el botón REPORTE. NOTAS
DE CREDITO/DEBITO/INTERESES: Este
botón lleva a la ventana para elaboración de notas de débito, crédito e
intereses. En ella debe seleccionar la cuenta correspondiente a la nota que
se desea elaborar y llenar los campos de nombre, monto y fecha para completar
la nota. El botón NUEVO, borra toda la información de los campos para iniciar una
nueva nota. El botón GUARDAR,
guarda la nota (débito/crédito/ intereses) y lo descuenta o agrega automáticamente
del saldo. El botón IDB le permite configurar el Impuesto al Débito Bancario. Si este
es suspendido o dejado de cobrar coloque “cero” en la tasa a cobrar. Si lo
hace desde el botón IDB el cambio
se mantiene durante la ejecución del programa; si lo escribe directamente, el
campo IDB se mantiene solo para
esa sesión del programa. Si el IDB fue configurado desde la ventana de cheques, éste aparecerá
automáticamente en esta ventana. El IDB se calcula y descuenta automáticamente del saldo de la cuenta;
sin embargo, si se presenta la necesidad de descontar o agregar una nota de
débito por IDB el número de esta nota de débito debe terminar con los dígitos
“-IDB” (por ejemplo 34344-IDB) esto para mantener el control
sobre las notas por IDB y que sean
incluidas en los reporte especiales para IDB. El botón BORRAR, elimina permanentemente una nota de la base de datos,
actualizando automáticamente el saldo de la cuenta. El botón MODIFICAR, solo permite modificar el contenido del campo
comentario. Para modificar una nota esta debe ser borrada y definida de nuevo
si no ha sido guardado. También tiene acceso a una
calculadora con las operaciones básicas, presionando el botón CALC o la tecla de función F9. Para obtener un reporte de
notas para un periodo cualquiera utilice el botón REPORTE. Para indicar el tipo de nota
(débito, crédito ó intereses) con el que desea trabajar selecciónelo en el
campo TIPO DE NOTA en la esquina
superior derecha de la ventana. Para descontar una nota de
débito por cargo por servicios a una cuenta, utilice el botón CARGO/SERVICIOS, el cual mostrará los
costo de los servicios bancarios, que
se agregan a través del botón CARGOS
POR SERVICIOS en la ventana de AGREGAR/BORRAR/MODIF
CUENTAS. ESTADOS
DE CUENTA/SALDOS: Esta opción permite tener acceso a
los estados de cuenta y cortes de cuenta cada cuenta de banco en particular. El usuario debe seleccionar el
banco o número de cuenta, indicar el periodo para el cual desea el
correspondiente reporte. Seleccione la cuenta por su nombre de banco o número
de cuenta, seleccione la opción que desea ejecutar, corte de cuenta, estado
de cuenta y presione el botón ACEPTAR.
Para ver los saldos a la fecha
de todos y cada uno de las cuentas, presione el botón SALDOS. Haciendo dobleclick o ENTER en cada proveedor de este reporte verá un corte con los
últimos treinta días de movimiento para esa cuenta. SIGNO
DE INTERROGACION (?): muestra la descripción y funciones de
los botones y opciones de la ventana donde se encuentra. SALIR
- F4: este botón le permite cerrar la ventana activa, hasta
salir del sistema. MODULO DE PERMISOS:
(Permisos.exe) Inicio Este
módulo esta diseñado para permitir el cambio del código de autorización de
ingreso al sistema, cambios en la dirección del titular y para agregar
usuarios con diseños particulares de perfiles de acceso. Para utilizar este
módulo y realizar los cambios pertinentes se requiere del código de
autorización. Cuando
se instala por primera ves el sistema, desde el diskett de instalación, se
registra la información pertinente a: Código, Cédula, Nro. Rif, Nro. Nit y
dirección del titular. A partir de este momento cada ves que se utilice el
diskett para reinstalación debe recordarse el código de titular y la cédula del
mismo. En el diskett estos no se pueden cambiar. Sin embargo una vez
instalado en el disco duro se pueden modificar el código y la dirección del
titular a través de este módulo. MODULO DE MANTENIMIENTO
: (Mntto.exe) En
este módulo se realiza el mantenimiento de las tablas de la base de datos.
Puede Buscar, Modificar y Borrar registros o toda la base de datos. Los
cambios y modificaciones hechos en la base de datos a través de este módulo
SON IRREVERSIBLES Para
buscar un registro, colóquese en la columna correspondiente al dato de búsqueda y presione el botón “Buscar” o la
tecla de función “F5”, introduzca el dato y presione enter. Para
Borrar uno o mas registros, selecciónelo(s) y presione el botón “Eliminar” o
la tecla de función “F11”. Para
modificar un registro, selecciónelo, modifique los campos necesarios y
presione el botón “Modificar” o la tecla de función “F12”. Para
eliminar toda la información de la base de datos presione el botón “Borra
BD”. Para
reponer un registro que se ha cambiado en las celdas, pero no en la base de
datos, presione el botón “Refresh” o la tecla de función “F10”. Es
necesario que cuando se vaya a trabajar en este módulo, no esté funcionando
ningún otro módulo o usuario. Nota importante: Antes
de ejecutar este módulo se recomienda hacer un respaldo de la base de datos.
Los cambios y modificaciones hechos en la base de datos a través de este
módulo SON IRREVERSIBLES Compactación base de datos: Esta opción permite ahorrar espacio en el disco duro, compactando la base de dato de tal manera, que la guarda en el disco duro en espacios contiguos, permitiendo dar mayor velocidad de acceso a la misma, y algunas veces reduciendo su tamaño. MODULO RESPALDAR Y RESTAURAR BASE DE
DATOS (Respaldo.exe y Restaura.exe) La
base de datos del sistema se llama “PGFACT.MBD”, se recomienda hacer
frecuentemente respaldos de esta base de datos. Copie la base de datos
“PGFACT.MBD” en un diskett o en el disco duro. Utilice
el módulo Respaldo.exe para respaldar y el módulo Restaura.exe para restaurar la base
de dados. La
integridad de una base de datos no está garantizada por ningún sistema, por
ello es necesario tener los respaldos. MODULO DE CONFIGURACION
: (Impform.exe) Inicio A
través de este modulo se puede personalizar el sistema, esto permite:
Configurar los formatos de facturas, presupuestos y notas de entrega. Utilizar precios en dólares con
equivalentes en bolívares lo cual permite a su vez una actualización
constante de los precios en función de la paridad cambiaria. Indicar la
cantidad de bancos con los que potencialmente podría trabajar el sistema.
Establecer el tiempo de valides para un presupuesto, dicho tiempo se
imprimirá en el formato de presupuestos. Indicar los porcentajes de
descuentos para utilizar hasta tres precios para un producto. A este modulo
solo accesan los usuarios con perfil de administrador es decir los que tienen
acceso a todas las opciones del sistema. La configuración diseñada a través
de este modulo aplica para todos los usuarios del sistema que utilicen
simultáneamente el sistema. Instalación del sistema: 1.
Ejecute desde el CD de SAFI el
archivo librerias.exe. Siga las
instrucciones mostradas en pantalla. Presione el botón “UNZIP” para copiar
las librerías en el subdirectorio c:\windows\system. Una vez terminada la
acción “UNZIP” presione el botón “OK” y luego cierre la ventana con el botón
CLOSE, si no se cierra automáticamente. 2.
Ejecute desde el CD de SAFI el archivo Setup.exe, Siga las instrucciones mostradas en pantalla. Presione
el botón “SETUP”, ingrese la información que se le solicita en pantalla,
CODIGO DE AUTORIZACION (serie de caracteres elegido por el usuario, no debe
olvidarla será solicitada nuevamente para su confirmación). Esto es indispensable
para la instalación del SAFI. 3.
Se le solicitará la confirmación del
código de autorización, por ello debe recordarlo o no podrá instalar el
sistema. Este código podrá ser cambiado desde el sistema utilizando el
programa PERMISOS.EXE, sin embargo el CD de SAFI quedará grabado con el
código original, es decir el introducido al momento de la instalación. 4.
Al ser aceptada la confirmación del
código de autorización presione el botón SETUP para proceder a la instalación
completa del sistema. Al momento de la primera instalación se deben instalar
todas las opciones presentes el la pantalla, es decir base de datos,
librerías y ejecutables. Para una segunda instalación, si así lo requiere,
podrá instalar solo lo que necesite. En caso de una reinstalación recuerde no
instalar la base de datos a menos que tenga un respaldo de 5.
Una ves instalado todo el sistema se
creará una ventana de acceso directo al programa que se llama SISTEMA DE
FACTURACION y se puede accesar desde el botón INICIO de Windows y luego
presionando 6.
Utilice el archivo IMPFORM.EXE para
configurar la impresión en los formatos de facturas, presupuestos, etc. Este
programa se ejecuta directamente desde el subdirectorio donde se instalo el
SAF. (c:\pgfact por defecto). Debe cerrar el modulo de facturación para que
tenga efecto la modificación hecha a través del archivo impform.exe. Se
pueden agregar líneas en blanco para el encabezado y líneas en el cuerpo de
la factura o presupuestos. Ejecución del sistema: Los
programas de facturación, compras, mantenimiento, cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, respaldar base de datos,
restaurar base de datos y permisos se ejecutan de forma independiente,
también se pueden accesar a través de la interfase “MENU PRINCIPAL” que se
muestra al ejecutar el programa SAFI.EXE
Para ejecutar cada uno de ellos haga click en el icono que lleva su
nombre en la ventas de iconos del sistema, en la barra de inicio o en el menú
principal. En
caso de que no se hallan instalado los iconos en el menú de programas de la
barra de inicio, ejecútelos desde el subdirectorio en el cual fueron
instalados. Por defecto C:\pgfact, o el que se halla elegido al momento de su
instalación. TECLAS ESPECIALES DE FUNCION Inicio
Generales : ENTER: Modifica campos relacionados y en
algunos casos va al campo siguiente. TAB: Va al campo siguiente. ESCAPE: Borra el campo seleccionado, en algunos
casos cierra la ventana activa. Todos
los botones se accionan presionando la tecla “Alt” + la tecla subrayada en el
botón. Nota: Se recomienda utilizar el Mouse o Facturación y Compras : F3: Modificar y/o ajustar tasa de impuesto F4: Salir del sistema / Cancelar F6: Presenta la factura como un presupuesto F7: Pantalla de elaboración de reportes F8: Opción para devolución y eliminación de
facturas F9: Calculadora F10: Elaborar, imprimir y guardar factura F11: Borrar un renglón de la factura F12: Cancelar elaboración de factura o
presupuesto Cuentas por Cobrar y cuentas por pagar: F3: Ver créditos según facturación por cada
cliente o proveedor F4: Salir del sistema / Salir de menú actual F6: Ver Abonos por cada cliente o proveedor F8: Ver saldos, estados de cuenta y cortes de
cuenta, reportes de abonos y créditos F9: Calculadora F12: Guardar abono Mantenimiento – Ventana principal : F2: Muestra base de datos de las ventas según
facturación F3: Muestra base de datos de ventas con
detalle de cada factura F4: Salir del sistema F6: Muestra base de datos de los clientes F8: Muestra base de datos de inventario de
productos F9: Muestra base de datos de las compras
según factura F10: Muestra base de datos de las compras con
detalle de cada factura F11: Muestra base de datos de los proveedores Mantenimiento – Ventana de Base de Datos :
F4: Volver a la ventana principal F5: Buscar registro por la columna
seleccionada F10: Reponer un registro desde la base de datos F11: Eliminar registros seleccionados de la base
de datos F12: Modificar el registro seleccionado Nota: Toda operación relacionada con operaciones de agregar o modificar información a través de cualquier módulo debe ser guardada mediante el botón guardar, para que tenga efecto en la base de datos. INICIO FACTURACION COMPRAS CTAS X COBRAR CTAS X PAGAR BANCOS MANTENIMIETO TECLAS ESPECIALES VER VERSION PDF |
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