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Servicios de Ingenieria y Sistemas |
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SISTEMA ADMINISTRATIVO DE FACTIURACION E INVENTARIO
– SAFI
Promoción
especial para la venta de SAFI
FACTURACION COMPRAS CTAS X COBRAR CTAS X PAGAR BANCOS MANTENIMIETO TECLAS ESPECIALES VER VERSION PDF Este
Sistema Administrativo de Facturación e Inventario (SAFI) controla la
facturación tanto de las ventas como de las compras, además de mantener actualizado
el inventario de producto, estableciendo criterios de inventario para la
adquisición de productos cuya cantidad en existencia este por debajo de los
valores mínimos permitidos. Entre
sus bondades se pueden mencionar las siguiente: ü
Control y elaboración de facturación
para ventas e ingreso a inventario. ü
Control y elaboración de facturas
para devoluciones de ventas e ingresos a inventario ü
Reportes de estado de inventarios,
ventas, compras, Clientes, proveedores y existencias. ü
Acceso rápido a la información sobre
los productos, proveedores, cliente, ventas y compras. ü
Manejo del precio en función de
márgenes de utilidad o valores absolutos. ü
Manejo de porcentajes de descuentos
independientes en cada producto a facturar ü
Manejo del impuesto cargado a la
facturación tanto de compras como de ventas. ü
Control de códigos de productos,
manteniendo la unicidad de los mismos. ü
Mantenimiento de la base de datos
directamente por parte del usuario. Modificación y edición de los registros
de la base de datos. ü
Fácil manejo del sistema tanto con el
teclado como con el Mouse. El
sistema de facturación e inventario (SAFI), además de lo anterior, cuenta con
la conexión a otros módulos de trabajo como son los siguientes: cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, bancos, mantenimiento y respaldos de la base de
datos. Cada uno de estos módulos pueden ser adquiridos de manera individual.
A continuación se detalla el funcionamiento y uso de cada uno de estos
módulos. MODULO DE COMPRAS :
(Compras.exe) Inicio Este modulo
permite el ingreso de producto a inventario, y al mismo tiempo permite
controlar el inventario y las compras a crédito que se reflejan como cuentas
por pagar. Para ingresar un producto este debe estar codificado, si es un
producto nuevo se le debe generar un código para su ingreso a
inventario. Para ingresar un nuevo
producto se requiere de la siguiente información que se introduce al sistema
a través de este modulo utilizando los siguientes campos: CODIGO: debe ser un conjunto de caracteres únicos
que identifiquen fácilmente al producto, no puede ser repetido. DESCRIPCION: Es la identificación por su nombre del
producto a ingresar a inventario. Esta descripción debe ser única. Puede
incluir el nombre del producto, marca y modelo. Según el sistema de
codificación que se este utilizando. DESCUENTO: Es el descuento que se tiene al
momento de la compra. Si se introduce costo del producto con el descuento
incluido, se debe colocar cero (0,00) en el campo de descuento. UNIDAD: Se
refiere a la unidad de medida del producto a ingresar, por ejemplo:
kilogramos (Kg), metros (m), cajas (Cjs), cada uno (CU) o unidades (Unid),
etc. CANTIDAD: se
refiere a la cantidad de unidades del producto a ingresar en ese momento al
inventario. COSTO: Es el
costo unitario del producto a ingresar. Si se indica en el campo impuesto el
porcentaje pagado, el costo de ser sin el impuesto pagado el sistema hace el
calculo respectivo, si no se llena el campo impuesto el costo incluido debe
contener el impuesto pagado. TOTAL: Es el
total pagado por la cantidad del producto ingresado. Este campo se calcula
automáticamente al ingresar la cantidad y el precio y hacer "ENTER"
en alguno de ellos. EXISTENCIA REAL:
Se refiere a la cantidad del producto existente en el inventario, si ya ha
sido codificado en ingresado anteriormente. EXISTENCIA
ACTUAL: Es la cantidad real mas la cantidad ingresada del producto. Es un
calculo de referencia que se borra si el producto no es realmente ingresado. MINIMO: Es la
cantidad mínima de un producto permitida en el inventario. Es decir el
volumen critico, en el cual el sistema debe hacer la advertencia para que se
reponga una cantidad superior del producto. Cuando la cantidad de un producto
en inventario llega a su volumen critico, el sistema lo presenta en color
rojo. % DE UTILIDAD: Es
el porcentaje de utilidad que se espera obtener con la venta del producto. El
precio se calcula en función de la utilidad ingresada. En caso de que no se
ingrese se debe ingresar el precio directamente en el campo PRECIO, y la
utilidad se calcula automáticamente. PRECIO: Es el
precio por el que se espera vender del producto. El precio se calcula en
función de la utilidad ingresada. En caso de que no se ingrese se debe
ingresar la utilidad directamente en el campo utilidad, y EL PRECIO se
calcula automáticamente. A continuación encontrará
algunas indicaciones para facilitar la elaboración de una compra o ingreso de
material a inventario. Opciones
para facilitar el ingreso de un nuevo producto a inventario : Opción 1
1)
Ubíquese en el campo código de
producto. 2)
Escriba el código del nuevo producto,
el sistema verificará que no existe. 3)
Complete la información solicitada :
descripción, unidad, cantidad, costo, precio, utilidad, existencia mínima. Es
obligatorio llenar todos los campos. 4)
Ubíquese en el recuadro facturación,
presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función ‘F10”. 7)
Solicite la información sobre el
proveedor 8)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 9)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 10) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 11) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 12) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla “F10”. 13) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y guardar
factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Opción 2
1)
Ubíquese en el campo descripción del
producto. 2)
Escriba la descripción del nuevo
producto, el sistema verificará que no existe. 3)
Complete la información solicitada : código,
unidad, cantidad, costo, precio, utilidad, existencia mínima. Es obligatorio
llenar todos los campos. 4)
Ubíquese en el recuadro facturación,
presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función ‘F10”. 7)
Solicite la información sobre el
proveedor 8)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 9)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 10) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 11) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 12) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla “F10”. 13) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda
ni imprime. Opciones
para agregar cantidades de productos ya registrados en el inventario. Opción 1
1)
Ubíquese el campo “CODIGO “ y escriba todos o algunos dígitos
del código del producto a facturar y presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 2)
Si el código existe, el cursor se
ubicará en el recuadro de inventario, señalando el código buscado. 3)
Puede presionar ENTER o buscar con
las teclas subir y bajar cualquier otro código. 4)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a ingresar y presione ENTER. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o la tecla F11 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
proveedor. 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el proveedor existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos
los campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son
obligatorios, los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con
ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 12) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 13) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla F10. 14) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción 2
1)
Ubíquese el campo “DESCRIPCION “ y escriba todas o algunas
letras de la descripción del producto a ingresar y presione ENTER o haga
DOBLE CLICK. 2)
Si la descripción existe, el cursor
se ubicará en el recuadro de inventario, señalando la descripción buscado. 3)
Puede presionar ENTER o buscar con
las teclas subir y bajar cualquier otro descripción. 4)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a ingresar y presione ENTER. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura selecciónelo
y presione el botón “borrar” o la tecla F11 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
proveedor. 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el proveedor existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos
los campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son
obligatorios, los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con
ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 12) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 13) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla F10. 14) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción 3
1)
Ubíquese con el Mouse en el recuadro
de inventario, columna código, presione el primer dígito del código y con las
teclas subir y bajar o con el Mouse, seleccione el producto. 2)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a ingresar y presione ENTER. 3)
El producto pasa a la factura. 4)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o la tecla F11 5)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 6)
Solicite la información sobre el
proveedor 7)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 8)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 9)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 10) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 11) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla F10. 12) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción 4
1)
Ubíquese con el Mouse en el recuadro
de inventario, columna descripción, presione la primera letra de la
descripción y con las teclas subir y bajar o con el Mouse, seleccione el
producto a ingresar. 2)
Al seleccionar, presione ENTER o haga
DOBLE CLICK, introduzca la cantidad a ingresar y presione ENTER. 3)
El producto pasa a la factura. 4)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o la tecla F11 5)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 6)
Solicite la información sobre el
proveedor 7)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 8)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 9)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 10) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 11) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla F10. 12) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Opción 5
1)
Colóquese en el recuadro inventario,
columna código, presione el primer dígito, seleccione el producto con el
Mouse y haga un solo click. 2)
La información del producto se colocará
en los campos de facturación. 3)
Modifique según su criterio los
campos : precio, descuento, cantidad. Presione ENTER después de cada
modificación. 4)
Colóquese en el recuadro
“facturación”, presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “borrar” o la tecla F11 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “facturar” o presione la tecla de
función F10. 8)
Solicite la información sobre el
proveedor 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son
opcionales. Si no los llena, muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11)
Indique el pago en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito. 12)
Si el pago es en cheque o tarjeta de
crédito, debe indicar Nro. de documento o Banco emisor. 13)
Haga click en el botón “facturar” o
presione la tecla ‘F10’. 14)
Presione : “Yes” para imprimir y guardar factura. “No” para no imprimir y
guardar factura “Cancel “ para cancelar factura, no guarda ni imprime. Opción 6
1)
Colóquese en el recuadro inventario,
columna descripción, presione la primera letra, seleccione el producto con el
Mouse y haga un solo click. 2)
La información del producto se
colocará en los campos de facturación. 3)
Modifique según su criterio los
campos : precio, descuento, cantidad. Presione ENTER después de cada
modificación. 4)
Colóquese en el recuadro
“facturación”, presione ENTER o haga DOBLE CLICK. 5)
El producto pasa a la factura. 6)
Para borrar un Item de la factura
selecciónelo y presione el botón “Borrar” o la tecla “F11”. 7)
Una vez terminada la selección de los
productos a ingresar haga click en el botón “Facturar” o presione la tecla de
función “F10”. 8)
Solicite la información sobre el
proveedor 9)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 10) Si
el proveedor existe en la base de datos, se llenarán automáticamente todos
los campos. En caso contrario, escriba el nombre, éste y el RIF son
obligatorios, los demás campos son opcionales. Si no los llena muévase con
ENTER hasta el campo EFECTIVO. 11) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 12) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar Nro. de documento o
Banco emisor. 13) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla ‘F10”. 14) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Devolución de compras o ingresos de inventario :
A
continuación encontrará algunas indicaciones para facilitar la elaboración de
una devolución de compra o de ingreso de inventario : 1)
Presione el botón “Devolución” o la
tecla de función “F8” 2)
Introduzca su clave y Nro. de Cédula
de Identidad 3)
Introduzca Nro. de la factura objeto
de devolución, ésta se mostrará en el recuadro de facturación 4)
Para eliminar la factura completa
presione el botón “Eliminar” o la tecla de función “F8” 5)
Para eliminar un renglón de la
factura seleccionada, presione el botón “Borrar” o la tecla de función “F11” 6)
Una vez terminada la eliminación de
los renglones a excluir haga click en el botón “Facturar” o
presione la tecla de función “F10”. 7)
Confirme la información sobre el
proveedor. 8)
Escriba el número de RIF y presione
ENTER. 9)
Si el proveedor existe en la base de
datos, se llenarán automáticamente todos los campos. En caso contrario,
escriba el nombre, éste y el RIF son obligatorios, los demás campos son opcionales.
Si no los llena muévase con ENTER hasta el campo EFECTIVO. 10) Indique
el pago en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. 11) Si
el pago es en cheque o tarjeta de crédito, debe indicar nro. de documento o
Banco emisor. 12) Haga
click en el botón “facturar” o presione la tecla F10. 13) Presione
: “Yes” para imprimir y guardar nueva
factura. “No” para no imprimir y guardar factura “Cancel “ para cancelar
factura, no guarda ni imprime. Para agregar nuevos items a una factura de ingreso existente, se maneja como un ingreso nuevo, indicando el nro. del ingreso existente, el sistema solicita confirmación para agregar nuevos item a la factura existente, en caso de no confirmar dicha solicitud el sistema espera por nuevo nro, de ingreso. Nota: una vez iniciada una devolución ésta debe ser terminada, no puede ser cancelada, por lo tanto se recomienda seguridad en la ejecución de la misma. En caso de cambios no deseados se debe restablecer el ingreso de inventario a su estado original y refacturar (botón “Facturar” o tecla de función “F10”) para sustituir la data sin modificarla. Esto puede hacerse también para hacer cambios en la información del proveedor en la factura. Si desea cambiar en un ingreso a inventario los
datos del proveedor lo debe hacer por devolución, sin hacer cambios en el
ingreso de inventario, presione el botón “Facturar” o tecla de función “F10”,
haga las modificaciones en la información del proveedor e imprima el ingreso
de inventario nuevamente, obviamente cambiara el numero del ingreso de
inventario, el cual sustituirá al número anterior, sin ocasionar duplicidad
en la base de datos. Para devoluciones de artículos, se debe eliminar el renglón completo del ingreso de inventario y luego agregarlo como un nuevo ingreso de inventario indicando la nueva cantidad del producto a ingresar. No
se pueden agregar nuevos ítem a un ingreso de inventario. Estos deben hacerse
como un nuevo ingreso a inventario, indicando el nro. del ingreso existente.
Si en un ingreso a inventario se requiere de una modificación en una cantidad
de producto, este renglón debe ser eliminado completamente del ingreso, y
luego ingresada la cantidad correcta en un nuevo ingreso de inventario. Un
proceso de devolución puede terminar de tres maneras: 1ro. terminar en una refacturación
(botón “Facturar” o tecla de función “F10”) para garantizar que la nueva
información pase a la base de datos, esto en caso de devoluciones de uno o
varios renglones . 2do. Si la devolución se refiere a la totalidad de la
factura esta debe ser eliminada utilizando el botón “Eliminar” o la tecla de
función “F8”, En este caso no se requiere de la refacturación. Y 3ro. Con la
cancelación de la devolución presionando el botón Cancelar o la tecla de
función F12, todo ello antes de hacer algún cambio. Recuerde una vez hecho un
cambio el proceso no se puede cancelar. Todo
esto se requiere para garantizar la integridad de la información en la base
de datos y la utilización del sistema en condiciones de multiusuarios. Elaboración
de reportes : Para elaborar
un reporte presione el botón “Reportes” o la tecla de función “F7”. Los reportes
pueden hacerse por : Compras
: Muestra las compras en un periodo cualquiera indicando los totales por
factura. Se deben introducir las fechas de inicio y fin de periodo. Reporte
de gestión de compras. Factura
: Muestra el detalle de una factura de compra : renglones, total, impuesto,
cliente, etc. Se debe tener el numero de factura. Existencia
: Muestra la existencia de inventarios según criterio de
selección :existencias totales, existencias críticas, existencias por código,
existencias por descripción del producto | |||||||
